Hoi allen,

Ik werk op de studio van een reclamebureau. Daar wil ik gaan kijken naar een andere manier van projecten backuppen. Momenteel worden afgeronde projecten verzameld vanuit InDesign en vervolgens op DVD gebrand.  Het programma 'DiskTracker' houd vervolgens bij welke inhoud op welke DVD is weggeschreven, zodat we projecten ook weer terugvinden. Voor de zekerheid wordt van iedere DVD ook een thuiskopie gemaakt.

Op zich bevalt deze werkwijze prima. Echter, het branden van de DVD's (en vervolgens het dupliceren) vergt naar mijn idee te veel tijd. Ik wil graag naar andere mogelijkheden kijken en ben samen met een collega op het idee gekomen de backups op USB-stick te plaatsen. Stickjes kosten immers niet veel in aanschaf en data is snel toe te voegen of terug te halen. Slijtage is m.i. niet aan de orde, want ze worden slechts incidenteel beschreven.

Voordat we een dergelijke werkwijze doorvoeren heb ik nog een tweetal vragen.

1. Zijn USB-sticks slijtagegevoelig? Met andere woorden; kan ik over 5 jaar ook nog bij mijn data?

2. Is er een programma dat (zoals b.v. DiskTracker) de inhoud van een stick bijhoud, zodat we backups ook weer terugvinden ?

Is er iemand in de zaal die ervaring heeft met deze manier van backuppen. Of wellicht nog andere tips heeft?

Essentiele vraag: om hoeveel data gaat het?

Wat jij beschrijft heet niet "backuppen", maar "archiveren" in de storage wereld.

Ik zou zeggen: tape. Sowieso, stap voor alle backups over op tape. Laat van lopende projecten dagelijks incremental backups lopen en maak aan het einde van een project een archive naar tape.

1. Tape is oerdegelijk en een enorme opslagcapaciteit.
2. De backup software houdt zelf voor je bij op welke tape wat staat, wat nog beter loopt als je een tapedrive met barcode reader neemt.

EDIT:
Interessant. De Wiki pagina over flash memory heeft het wat betreft lifetime alleen over het gelimiteerde aantal reprogramming cycles. Er wordt niet gezegd hoe lang een cel in flash memory z'n waarde kan behouden.

EDIT 2:
Okay, het artikel suggereert een lifetime van "many years".

. Because the FG is electrically isolated by its insulating layer, any electrons placed on it are trapped there and, under normal conditions, will not discharge for many years.

(Bewerkt door Cailin Coilleach om 12:44, 12-11-2009)

@Nelis; dat wisselt. De ene keer ontwerpen we een visitekaartje, een volgende keer een corporate brochure. De hoeveelheid data schommelt dus ook.

@Cailin; Wij gebruiken tapes voor de dagelijkse backup van onze servers. Het archiveren (dat is inderdaad een beter omschrijving) met tapes lijkt me iets te omslachtig. We zitten met 7 man die allen regelmatig bij het archief moeten kunnen om onderdelen van vorige projecten (zoals foto's) terug te halen voor gebruik in nieuwe projecten. Een tapestreamer lijkt me dan iets te omslachtig.

Voor archiveren gebruik ik ook de methode 1 DVD'tje in de kluis en eentje op andere lokatie. Maar juist de voordelen de je noemt van de USB-stick (snelheid met zoeken, terughalen) is makkelijk te creëren met een externe schijf. Elke keer als ik weer een nieuwe archief DVD vol heb dan plaats ik die ook op een externe schijf. Zodoende heb ik m'n volledige archief op 1 schijf, met uiteraard voor de hand liggende voordelen (snel doorzoekbaar en terug te plaatsen bestanden). Op een schijf van 1 Terrabyte (een goeie 100 euro) kun je zo'n 250 DVD's kwijt dus voor de kosten hoef je dat niet meer te laten.

EdMac:
Een enkele streamer is misschien omslachtig, maar een jukebox niet

Maar met maar zeven man (en de gelimiteerde schaal van de projecten) lijkt het idd wat overkill.

EdMac om 10:57, 12-11-2009
Echter, het branden van de DVD's (en vervolgens het dupliceren) vergt naar mijn idee te veel tijd.

DVD's branden kost alleen veel tijd als je er naar gaat zitten kijken. De software kan dit prima zelf alleen af en heeft jou 'hulp' daar niet bij nodig. Aan het werk luiwammes!

EdMac om 10:57, 12-11-2009
de backups op USB-stick te plaatsen. Stickjes kosten immers niet veel in aanschaf en data is snel toe te voegen of terug te halen.

Een 4 GB stick is 20 keer zo duur als een DVD en data weghalen is juist een ernstig minpunt. Voor je het weet heb je helemaal geen data meer. Je project is klaar of niet. Als je data moet toevoegen of weghalen, was het kennelijk niet klaar.

Een fileserver installeren?
Dat lijkt me met 7 man geen overbodige luxe.
Vervolgens kan die met de reguliere backup meedraaien.

Denk je wel om de potentieel beperkte levensduur van zelfgebrande DVD's?
Ik weet niet hoe land dit 'Archief' van jullie mee moet kunnen, maar na een jaar of vijf loop je enorme risico's om data kwijt te raken.

Archief: Gewoon twee harde schijven: een voor je back-up; een tweede voor een kopie van de eerste.
Veel sneller en handiger en goedkoper dan alles op DVD branden.

Onderhanden: Voor je lopende projecten investeren in een goede RAID waarbij het dan niet uitmaakt als een van de HD's in de raid stukloopt.

Projecten die je wilt archiveren omdat ze niet meer onderhanden zijn zet je dan een keer in de zoveel tijd over op de archief HD.

(Bewerkt door Pako om 17:27, 13-11-2009)

Backup van onderhanden werk is overbodig?

Lekker archief trouwens: 1 foute beweging, met Disk Utility bijv., en het is helemaal weg!
Daarom wil je je archief op iets dat niet meer te wijzigen is. DVD's zijn daar prima voor.

DVD's hebben inderdaad niet het eeuwige leven, USB-sticks echter ook niet. Het zou leuk zijn als er iets was dat wat langer zou meegaan. In steen uithakken is erg degelijk en gaat duizenden jaren mee, maar is voorlopig nog te onhandig en ook te duur vermoed ik. :tongue:

Een HD is niet goedkoper. Als 1 TB (extern) 100 euro kost, 250 DVD's (samen 1 TB)  kosten dat ook.
Prijsverschillen zijn dus marginaal. Ik neem aan dat we voor een bedrijfmatige archief-oplossing ook niet op 10 of 100 euro kijken.

Hoe lang moet dat archief eigenlijk meegaan?

Wat EdMac beschrijft valt inderdaad niet te beschrijven als backup, maar ook niet echt als archiveren. Ik zou het eerder omschrijven als kopiëren naar een andere locatie.

Het is alleszins niet de bedoeling om tot in het detail te verzanden, maar ik wil hier toch even kort op ingaan. Wat is archiveren? Volgens de "Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland" (afgekort AVN) is archiveren:  "Activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren". Kort gezegd verstaan we onder archiveren alle procedures waarmee je er voor zorgt dat je documenten 1) veilig en authentiek zijn, 2) dat je ze terugvindt en dat je ze kan lezen zijn, en dit alles op lange termijn. Toegepast op digitaal archiveren is het dus alle intellectuele voorbereidend werk weer én de technische procedures om de hiervoor genoemde doelstellingen te bereiken. Maar, ik heb hier al enkele nuttige tips gezien.

Bij het archiveren, moet je jezelf de volgende vragen stellen (ik zal hier soms in herhaling vallen met het voorgaande).

1) Om hoeveel data gaat het? Dat is belangrijk om de kostprijs en de haalbaarheid te bepalen.

2) Hoe lang moet het archief bewaard worden? Een archief dat na een een beperkte tijd moet bewaard worden heeft minder strenge eisen dan een permanent te bewaren archief. Maak een lijst op met welke reeksen (type documenten) je wil bewaren en hoelang (in de vakterminologie noemen we dit een "selectielijst" of "een bewaar- en vernietigingslijst"). Maak een inschatting van de hoeveelheid permanent te bewaren archief en de hoeveelheid beperkt te bewaren archief.

3) Zorg dat je gegevens altijd weet terug te vinden en vertrouw niet enkel op de "fulltext-search" van je computersysteem. Het is belangrijk dat je je bestanden op een logische en doordachte wijze ordent en dat je daar een duidelijk plan van opmaakt (wij noemen dit een ordeningsplan).

4) Zoek uit welke technische middelen nodig hebt voor de archivering, dit geldt vooral voor formaat en drager. Voor langdurige bewaring moet het formaat een open specificatie hebben en ongecomprimeerd zijn (zoals bvb. staat beschreven in het Reference model for an Open Archival Information System, kortweg: OAIS). Dan is er nog je drager. USB-sticks zou ik hier afraden, want via testen hebben we daar geen goede ervaring mee. Tapes worden nog altijd veel gebruikt en blijken heel stabiel te zijn. Pakos harde schijf-methode kan, maar enkel mits je steeds en ten allen tijde over een exacte kopie beschikt. Maar hou er steeds rekening mee dat je heel veel ruimte nodig hebt (de gegevens zijn ongecompliceerd). De DVD's zijn m.i. iets moeilijker te realiseren, want je moet rekening houden met het feit dat je DVD's aan bepaalde standaarden moeten voldoen. Het moet een open bestandssysteem zijn, ze moeten zeker van goede kwaliteit zijn (voor meer info: zie websites onderaan) en ze worden best aan een zo laag mogelijke snelheid gebrand. Het is daarbij belangrijk dat de kopie aan dezelfde kwaliteitseisen voldoet dan de moederkopie.

5) Eens je drager en formaat hebt gekozen is het van belang dat je deze altijd controleert en opvolgt. Dreigt het formaat of de drager te verouderen? Is er iets mis met de bestanden? Komen er foutjes voor op de drager (controle van de schijf). Bij het minste foutje moet je niet wachten en onmiddellijk naar een andere drager/formaat te migreren. Ook dan zal je opnieuw een studie moeten uitvoeren over drager/formaat.

Bij tijdelijk te bewaren archief, kan je stappen 4 en 5 minder streng toepassen en vraag je jezelf af welke investeringen nodig zijn (vandaar het belang dat je je afvraagt welke documenten te bewaren zijn en welke niet, om zo onnodig dure uitgaven te vermijden).

Je kan online al heel wat toegankelijke documentatie vinden over digitale archivering. Voor toegankelijke informatie kan je bvb. terecht op:
- e-David van het Stadsarchief Antwerpen
- Digitale Duurzaamheid van het Nationaal Archief in Den Haag (blijkt tijdelijk offline te zijn).
- Digital Preservation van de UK National Archives.

Je zal wel begrijpen dat ik in deze post niet té sterk in detail wou treden om geen verwarring te zaaien. Heb je behoefte aan nog andere literatuur, of heb je specifieke vragen, dan mag je me altijd een PB'tje sturen.

Glenn, archivaris.

(Bewerkt door Glenn om 20:32, 13-11-2009)

Ja, een extra backup van onderhanden werk is natuurlijk wel beter. Doen wij ook; was ik even vergeten.

Tsja: je kan een archief HD gewoon op alleen lezen zetten; dan kan je er niets afgooien; en je hebt daarvan natuurlijk altijd nog een back-up, mocht er iets foutgaan.

Backup op DVD: kost vreselijk veel tijd en geld, en wat als dat ene DVD'tje met 4GB aan data corrupt blijkt?
En nog iets: ruimte! 1TB HD is zo groot als een melkpak; omgerekend hem je daarvoor 250 DVD'tjes nodig en een tweede keer 250 als back-up buiten de deur…

(Bewerkt door Pako om 21:55, 13-11-2009)

Ik zou ook gaan voor harde schijven. Ik heb het als volgt:
- Server met 2 harde schijven: eentje met onderhande zijnde werk en eentje met daarop het archief
- 2 externe schijven voor dagelijkse backup van onderhande zijnde werk op de ene en wekelijkse backup van archief op andere (staan in aparte ruimte ivm eventuele inbraak)
- 1 'grote' externe schijf voor wekelijkse backup van alles. Deze wordt uit het pand wordt meegenomen

Harde schijven zijn in verhouding vele malen goedkoper dan tapes. Zeker als je kijkt naar hoeveel tijd je spendeert aan het zoeken naar bestanden en het wisselen van tapes...

Vergeet die USB sticks!

Eens; toegankelijkheid was ik nog vergeten:)

Mensen, allemaal hartelijk dank voor de uitvoerige reacties! Ik ga ze allemaal even goed doorlezen en post mijn reactie z.s.m. Overigens zeer interessant om te lezen hoe anderen hun 'workflow' inrichten. We kunnen met alle informatie zelf wel een wiki-pagina vullen  

Pako om 21:51, 13-11-2009
Tsja: je kan een archief HD gewoon op alleen lezen zetten

Huh? Hoe dan?
Of heb je het over een permanent online-versie, gewoon als server-volume oid?
Nadeel van zo'n alleen-lezen-bitje, is dat je het ook weer gewoon op lezen/schrijven kunt zetten, met nog steeds hetzelfde effect: hele archief weg.

Pako om 21:51, 13-11-2009
Backup op DVD: kost vreselijk veel tijd en geld, en wat als dat ene DVD'tje met 4GB aan data corrupt blijkt?

Zoals boven al betoogd is geen van beide waar. Als dat DVD-tje corrupt blijkt heb je nog een tweede, toch?
Het enige nadeel is inderdaad dat DVD's wat omvangrijker zijn.

USB Flash disks verslijten en bij regelmatig schrijven (zeg een aantal keer per dag) gaan ze momenteel zo'n 3 jaar mee. En het moment van kapot gaan, is dat je vaak in 1x de hele stick niet meer kan benaderen. En hoewel de fabrikanten zeggen dat Flash, als je 'm gewoon op de plank laat liggen, z'n data zo'n 10 jaar behoudt, hebben ik en wat collega's inmiddels al andere ervaring. De sticks die een jaar in de kast lagen, bleken toch soms "omgevallen bitjes" te hebben. Precies hetzelfde als de verhalen die ik heb gehoord van gebruikers van SSD, die ook zomaar data kwijt waren toen hun SSD een aantal maanden in de kast lag.

Magnetische opslag op harddisk of band is tot nu toe het meest betrouwbaar gebleken. Zeker harddisk is dan nog erg praktisch als het gaan om snelheid en toegang.

Van DVD-R's moet nog wat meer praktijkervaring opgedaan worden over hoe lang ze echt mee gaan. Van de CD-R, die al langer beschikbaar is, blijkt de één wel en de andere niet lang houdbaar. Zo heb ik schijfjes van meer dan 10 jaar oud, die nog prima leesbaar zijn en anderen lieten het steeds al binnen 3 jaar afweten (BASF, EMTEC).

Ik zag op HardMac dat er een bedrijf is die extreem langhoudbare DVD's maakt. Ze zijn alleen niet goedkoop. Open artikel HardMac.