Hoi iedereen,

Via dit fantastische forum heb ik onlangs DEVONthink ontdekt en ben er eens mee aan het stoeien geweest. WOW wa is dat iets handig zeg. Nu sloeg ik info op in notes, liet mijn emails achter in email. Documenten in folders. Projecten zoals een reis voorbereiden in een apart mapje. Ik maakte dan meestal een Pages document aan waar ik gegevens verzamelde zoals links etc. Met andere woorden een cluster van informatie en bronnen.

Met DEVONthink kan ik dat allemaal centreren in een overzicht en ik kan gemakkelijker mijn gegevens vinden en mijn bronnen raadplegen.

Zijn er hier nog DEVONthink gebruikers? Hoe gaan jullie tewerk? Advies en tips steeds welkom want het is een app met enorm veel mogelijkheden.

DEVONthink kopen.
Ik denk er dus aan om DEVONthink aan te kopen. Er is me echter niks bekend over het upgrade beleid etc. Wat kost een upgrade zo al? en om de hoeveel jaar ongeveer? Kleine minor updates zijn gratis heb ik vernomen.

Hebben ze soms promo acties? Black Friday doen ze wel maar dat is wat ver af.
Is de support goed?

Het is geen goedkoop programma. Ik zou gaan voor de DEVONthink Pro versie.

Ik ben DevonThink (Pro) gebruiker op Mac en iDevices. Die houden alles netjes in 'sync'. Ik kan het programma van harte aanbevelen voor het bewaren, zoeken en ordenen van informatie. Het is dus een super-organizer. Het update / upgrade beleid is zeer redelijk, want ze komen niet ieder jaar met een nieuwe versie waar je weer voor moet betalen. Ik gebruik het programma hoofdzakelijk als een eigen WikiPedia. Maar wat je verzint kan je maken. En je kunt per aandachtsgebied een database aanmaken met categorieën. Via het "deel-menu" stuur ik voor mij interessante onderwerpen naar DevonThink.

Screencasts Online heeft goede tutorials, maar YT ook:

https://screencastsonline.com/search/?s=devonthink

Deze tutorials van SOL zijn ook op YT te vinden.

Ga even naar Take Control Books. Daar kun je geheel gratis een prima up-to-date handleiding downloaden. Kun je je alvast een idee vormen wat er allemaal mogelijk is met DT.

Wat de kosten betreft: ik heb versie 1 van DT zo'n 15 jaar geleden gekocht; de prijs weet ik niet meer.
In december 2008 kwam versie 2 uit; die upgrade was geheel gratis. Met versie 2 heb ik meer dan tien jaar gewerkt.
In mei 2019 kwam versie 3 uit; een in alle opzichten fantastische upgrade. Kostte (Pro-versie) € 80.49. Sindsdien niets meer betaald.
Dus de kosten per jaar van het programma zijn al met al zeer bescheiden.

Ga even naar Take Control Books. Daar kun je geheel gratis een prima up-to-date handleiding downloaden. Kun je je alvast een idee vormen wat er allemaal mogelijk is met DT.

Goed advies, wilde het toevoegen aan mijn vorige bericht:

https://www.takecontrolbooks.com/?s=devonthink&post_type=product

@ nnsa ; Je kunt ook nog kijken naar EagleFiler.

Ik heb DT en EF ook overwogen. Maar met een goede indeling van de Finder en Scrivener-bestanden kan ik eigenlijk alles dat ik wil.

Maar ik leer graag wat ik desondanks mis

@ Timotheus ; Goede tip dat Take Control Books. Daar ga ik eens rondsnuffelen.

@ nnsa ; Je kunt ook nog kijken naar EagleFiler.

Ik heb DT en EF ook overwogen. Maar met een goede indeling van de Finder en Scrivener-bestanden kan ik eigenlijk alles dat ik wil.

Maar ik leer graag wat ik desondanks mis

@ Timotheus ; Goede tip dat Take Control Books. Daar ga ik eens rondsnuffelen.

EagleFiler is een stabiele organizer, maar haalt het niet bij DevonThink (Pro). Beide data-base programma's bestaan al jaren. Voor EagleFiler zijn er geen apps op iPhone/iPad.

Maar zoveel hoofden, zoveel zinnen...

Als je tevreden bent met Scrivener (en veel [boeken/artikelen] schrijft, zou ik ook qua kosten bij Scrivener blijven, alhoewel je het in DT zou kunnen nabouwen. Maar ook in Filemaker. Of dat de bedoeling is...???

Maar ik leer graag wat ik desondanks mis

We hebben het hier al vaker over gehad. Ik vind Scrivener in alle opzichten fantastisch, en ook als database kan het goede diensten bewijzen. Maar in dat opzicht heeft Scrivener zijn beperkingen, zowel kwantitatief als kwalitatief.

Ik heb hierover eens een discussie gehad met Keith Blount, de maker van Scrivener, en hem toen gevraagd of de database-capaciteiten van Scrivener misschien uitgebreid zouden kunnen worden. Zijn besliste antwoord was toen dat dat absoluut zijn bedoeling niet was. Scrivener moet in zijn optiek gericht blijven op het produceren en verwerken van teksten, en wat het programma nog meer kan is een bonus, maar voor hem niet essentieel.

Om een willekeurig voorbeeld te geven van wat DT wel kan en Scrivener niet: DT kun je ook gebruiken als archief voor Apple Mail-berichten. Lijkt me heel handig voor velen.

Om een willekeurig voorbeeld te geven van wat DT wel kan en Scrivener niet: DT kun je ook gebruiken als archief voor Apple Mail-berichten. Lijkt me heel handig voor velen.

Inderdaad. Zou ook één van mijn beweegredenen zijn om DEVONthink te beginnen gebruiken.
In Apple Mail kan ik dan wel alles bewaren in een archief map maar daar staat dan ook alles. In DEVONthink kan ik mijn emails bewaren op de plaats waar ik wil. Samen met een project. Een reis die ik voorbereid enfin overal waar het me uitkomt. Samen met DEVONthink kan ik apple Mail dan lekker klein en overzichtelijk en onder controle houden. Ik verdeel mijn email gewoon in DEVONthink

Dat boek Take Control DEVONthink is super.

Om een willekeurig voorbeeld te geven van wat DT wel kan en Scrivener niet: DT kun je ook gebruiken als archief voor Apple Mail-berichten. Lijkt me heel handig voor velen.

Klopt, redelijk unieke feature. Je kunt direkt vanuit Apple Mail, email naar DevonThink sturen. Wel de plugin installeren in Mail. Ook levert DevonThink een prima OCR programma mee: ABBY Fine Reader Engine.

Ook levert DevonThink een prima OCR programma mee: ABBY Fine Reader Engine.

Inderdaad. Ik heb honderden boeken in pdf-OCR vorm in DT staan. Geheel doorzoekbaar; ideaal.

Als je tevreden bent met Scrivener (en veel [boeken/artikelen] schrijft, zou ik ook qua kosten bij Scrivener blijven, alhoewel je het in DT zou kunnen nabouwen.

Maar DT is qua tekstuele capaciteiten niet te vergelijken met Scrivener.

Alles waar door mijzelf geproduceerde tekst centraal staat, heb ik in Scrivener. De rest, van financiële zaken tot gezondheidszaken tot digitale zaken tot (you name it) heb ik allemaal in aparte databases van DT. Voor mij is het zo ideaal; maar een ander zal de dingen misschien anders zien.

En hebben jullie ook wel een gekeken naar Leap? Een behoorlijk geavanceerde tagging-app.

Hebben ze soms promo acties? Black Friday doen ze wel maar dat is wat ver af.

In de afgelopen jaren had DEVONtechnologies rond Black Friday altijd een kortingsactie.

En hebben jullie ook wel een gekeken naar Leap? Een behoorlijk geavanceerde tagging-app.

Gouwe ouwe (Yep!)

DT is ook ideaal als je van plan bent je archief helemaal te digitaliseren, en dus niets meer in allerlei ordners, laden en mappen te bewaren.

Als er hier vroeger papier binnenkwam dat bewaard moest worden, ging het standaard door een perforator, en werd vervolgens opgeborgen in een ordner. Maar op een gegeven moment had ik tientallen ordners, en slechts een vaag idee van de inhoud daarvan.

Nu gaat elk document dat bewaard moet worden en dat ik niet digitaal krijg aangeleverd standaard door de Fujitsu ScanSnap (of op de Epson vlakbedscanner, als het niet losbladig is), en verdwijnt vervolgens in een van mijn DT databases. Daar wordt het al dan niet van OCR voorzien. Het papier zelf wordt direct verscheurd en weggegooid. Ik heb in geen jaren meer een papier in een ordner gestopt.

Voordeel 1: geen planken vol met ordners meer.
Voordeel 2: de inhoud van mijn DT databases zie ik veel vaker dan vroeger de inhoud van mijn ordners, en alles is makkelijk doorzoekbaar.
Voordeel 3: ik heb ook buiten de deur mijn archief altijd bij me.

De tijd dat ik mijn best deed mensen te overtuigen van dingen die volgens mij goed / nuttig / plezierig zijn, ligt achter me. Maar voor mezelf heb ik de keuze al lang geleden gemaakt.

De tijd dat ik mijn best deed mensen te overtuigen van dingen die volgens mij goed / nuttig / plezierig zijn, ligt achter me. Maar voor mezelf heb ik de keuze al lang geleden gemaakt.

Het gaat er niet om wat je weet, maar waar je het (snel) kan vinden...

Vooral dat laatste.. Boiing is ook al 12+ jaar DevonThink gebruiker. De grootste kracht vind ik de zoek AI. Na een zoekopdracht zie je een overzicht van meest relevante documenten. Daarbij een lijst met 'occurrences' van jouw zoekopdracht in de tekst van het document. Klik op zo'n 'occurence' en je springt meteen naar dat deel van het document, met de gezochte tekst uiteraard ge-highlight. Nog mooier is dat je ook weer een lijstje kunt zien van meest relevante documenten t.o.v. je gelecteerde document. Dit ben ik in geen enkel ander programma ooit tegengekomen is heel erg krachtig om zaken in de categorie 'daar heb ik ooit iets over bewaard maar waar ook alweer...' terug te vinden.

Scannen van papieren komt steeds minder voor, vroeger deed ik dat ook met een Fujitsu ScanSnap. Tegenwoordig met de Scanner Pro iPhone app, net zo makkelijk. Via een folder action komt een scan automatisch in DevonThink en staat er een paar seconden later ge-OCR'd en al in, en is dan meteen doorzoekbaar. Geweldig mooi .

Het is wel een programma waar heel veel mee kan, het lezen van een handleiding of hierboven genoemd boek (thanks, kende ik nog niet!) is aan te raden.

Het gaat er niet om wat je weet, maar waar je het (snel) kan vinden...

Nou ……… daar zou ook nog wel iets over te zeggen zijn. Dat doe ik niet, om niet van het onderwerp van deze discussie af te dwalen.

Maar de zoekkracht van het programma, en de daaruit voortvloeiende suggesties die het doet, zijn zoals boiing zegt fenomenaal.

Ik heb ondertussen DEVONthink aangekocht en ben er alles aan het instoppen.

Ik heb nu wel een vraag omtrent veilig opslaan van paswoorden etc.

Onder Data > new from template > accounts en passwords > online accounts kun je een lijst maken waarom je al je gegevens kwijt kunt maar moet ik daarvoor een encrypted database aanmaken of kan dat in een gewone database?

@Cesar: Ik zou hier eerst een Encrypted database voor aanmaken onder File/New Encrypted Database en in die nieuwe database je eerder genoemde Template gebruiken.

@Cesar: Ik zou hier eerst en Encrypted database voor aanmaken onder File/New Encrypted Database en in die nieuwe database je eerder genoemde Template gebruiken.

ok doe ik.

ok doe ik.

Buiten de scope van je vraag: zet niet heel je hebben en houden (ook niet) in een database (ondanks encryptie) die extern wordt gesynchroniseerd. Ik weet niet welke (en of) synchronisatie je kiest, maar gepaste scepsis is bij wachtwoorden op zijn plaats.

@timotheus
Toch één bedenking hierbij: een aantal bedrijven en overheden vragen ( eisen) nog steeds het originele papieren document om een bepaalde status, bepaalde rechten, vrijstellingen etc. aan te tonen. Die documenten kan je toch niet zomaar in de papiermand gooien in het papierloze kantoor? Of is dit in NL al helemaal anders dan in BE?

@timotheus: Toch één bedenking hierbij: een aantal bedrijven en overheden vragen ( eisen) nog steeds het originele papieren document om een bepaalde status, bepaalde rechten, vrijstellingen etc. aan te tonen. Die documenten kan je toch niet zomaar in de papiermand gooien in het papierloze kantoor? Of is dit in NL al helemaal anders dan in BE?

Het is zeker ook in Ndl. zo dat bepaalde instellingen verlangen dat het originele document wordt bewaard. Een concreet voorbeeld: mijn ziekteverzekering wil dat ik van elke nota die ik indien, het origineel drie jaar (als ik me goed herinner) bewaar.

Maar dat doe ik dus niet. Zo'n regel bestaat uiteraard omdat er veel misbruik op dit gebied bestaat, en omdat je met een origineel veel minder makkelijk kan rommelen dan met een kopie. Maar mijn status op dit gebied is lelieblank, dus ik vertrouw op mijn blauwe ogen, mocht men ooit eens iets opvragen. En mocht de nood aan de man komen, dan vraag ik gewoon een nieuw origineel aan de instantie die mij die rekening heeft gestuurd. Bovendien stuurt de ziekteverzekering mij zelf ook bijna alles digitaal toe, met inbegrip van de jaarlijkse polis. Dus ik vertrouw op enig begrip voor mijn handelwijze. En de laatste dertig jaar heeft noch mijn ziekteverzekering noch de belastingdienst ooit iets bij mij opgevraagd.

Alleen van heel belangrijke dingen zou ik eventueel het origineel bewaren. Als ik bv. een buitenlander uit een ver land was, zou ik van alles betreffende mijn verblijfsvergunning wèl het origineel bewaren. Maar alleen in dat soort gevallen.

Goed bezig @Timotheus.

Er zijn wel een paar zaken om rekening mee te houden. Voor bedrijven stringenter dan voor particulieren. Ik zou aktes, contracten, polissen, testament etc. toch analoog bewaren (ordner). Belastingzaken moeten (particulier) 5 jaar worden bewaard. Bewijslast ligt bij de particulier/consument. Verder nadenken welke documenten je digitaal gaat opslaan (hoe belangrijk is het). Dat kan voor iedereen verschillend zijn.

Zeker, van mijn testament heb ik uiteraard het origineel bewaard, en (om een ander voorbeeld te noemen) ook van de contracten die ik met uitgevers heb gesloten. Alles waarvan ik denk "als ik het origineel niet heb, zou er eventueel gelazer van kunnen komen", bewaar ik.

Ook het aangiftebewijs van de geboorte van mijn kinderen, of bepaalde persoonlijke brieven zou ik nooit of te nimmer weggooien; maar dat uiteraard om heel andere, affectieve redenen.

Maar al met al is het niet veel, wat onder één van deze twee noemers valt. Minstens 98% van wat ik ontvang, kan na verwerking zo de prullenmand in. Ook sommige tijdschriften die ik ontvang, digitaliseer ik, en gooi ik vervolgens weg. Vroeger bewaarde ik ze, maar ik keek er nooit in. Nu blader ik regelmatig door de digitale kopieën.

Als je een bedrijf hebt (wat ik niet heb), liggen de zaken ten dele anders. Maar alleen ten dele. Ook dan kan er veel meer weg dan men pleegt te doen. Met zoals gezegd twee evidente voordelen: het ruimt op, èn je kunt alles veel makkelijker terugvinden; vooropgesteld dat het digitaliseren en archiveren ordelijk en planmatig is gebeurd.

Een broer van mij heeft vele jaren een royaal inkomen verdiend met het "kuisen" en digitaliseren van bedrijfsarchieven. Zijn ervaring: men heeft doorgaans geen idee wat zich allemaal bevindt in de talloze archiefkasten die overal staan opgesteld; en als men eens iets uit een niet recent verleden nodig heeft, kan men het niet meer terugvinden. Dit laatste speelt vooral bij overheidsinstanties e.d., waar het personeelsverloop vaak groot is.

Maar zoals je zegt: elk geval is anders, en behoeft een eigen aanpak. Maar het principe blijft overeind.