Ik ben op zoek naar een manier, liefst middels software om al mijn privé documenten van verzekeringen, belastingen, facturen, garantiebewijzen, etc netjes te kunnen beheren en niets meer op papier te hebben. Natuurlijk kan dat in de cloud via evernote maar bestaat daar ook software voor op de mac.

Om de vraag iets meer te verduidelijken het volgende. Ik wil mijn complete thuisadministratie digitaal hebben en niets meer in ordners. Waar denk ik dan aan: nutsbedrijven, belastingen, verzekeringen, garantiebewijzen, aankoopbonnen en facturen, abonnementen, etc. Alles wat je per post en mail ontvangt en wilt bewaren. Handig is als het doorzoekbaar is. Vroeger had ik voor Windows een pakket dat heette Paperport van Nuance, dit bestaat overigens nog steeds. Wat ik tot nu toe doe is het mappensysteem op nemen. Dus eerst scannen of als ik het al digitaal ontvang is dat niet meer nodig. Vervolgens heb ik per onderwerp een map. Daar gaat het in op datum. Dus bijvb 20190908Vitens in de map Nutsbedrijven. Daarbij mis ik wel zoiets als Paperport. Maar misschien maak ik het mijzelf wel moeilijk dus vandaar mijn vraag.

Ik heb wat zitten googelen en vind tot nu toe als opties:

- Devonthink
- InstaPDF
- Evernote
- Gewoon mappen maken per onderwerp

Nu vind ik dit soort privacy gevoelige zaken toch wat lastig om in de cloud te bewaren, maar misschien zie ik spoken...

Ook stel ik een toelichting of tips zeer op prijs. Juist omdat dit denk ik wel een breed onderwerp is wat velen interesseert.

Hoe doen jullie dit?
Enige tips?

Ik ben op zoek naar een manier, liefst middels software om al mijn privé documenten van verzekeringen, belastingen, facturen, garantiebewijzen, etc netjes te kunnen beheren en niets meer op papier te hebben. Natuurlijk kan dat in de cloud via evernote maar bestaat daar ook software voor op de mac. Hoe doen jullie dit?
Enige tips?

? Je geeft zelf al aan met evernote kun je dit doen en dat is mac software. Belastingen en verzekeringen krijg ik normaal digitaal ook facturen van online aankopen. Die paar andere facturen die ik wil bewaren even een foto en ook dat is digitaal. Ik neem dan ook aan dat je iets anders bedoel?

Kijk eens naar DevonThink Pro, die kan ik van harte aanbevelen. Versie 3 is flink opgepoetst, nu in (stabiele) beta en gratis uit te proberen. De Pro versie is $199, niet goedkoop maar het geld meer dan waard. Stabiel en betrouwbaar, ingebouwde OCR, scanner support, al jarenlang ontwikkeld en verbeterd. Vooral de  zoekmogelijkheden met AI engine maken DevonThink uniek.

^{(huishoudelijke mededeling: de openingspost van TS is uren later aangepast, het 'ik heb wat zitten googelen en vind tot nu toe als opties'-deel is toegevoegd nadat de suggesties werden gedaan. Maakt verder niet uit hoor )}

Ik gebruik mappen van de Finder in combinatie met Scrivener. Verder een scanner (dit is een goede). En eventueel OCR-software, bijvoorbeeld PDFelement. Daarmee kun je PDF's van je papieren facturen maken die op de inhoud doorzoekbaar/vindbaar zijn.

Met Scrivener (in beginsel een schrijfproject-app) kun je als het ware bestanden maken die meerdere bestanden bevatten (maakt niet uit wat voor bestanden). Dat werkt fantastisch samen met de Finder als ordeningssysteem. NB. Het is belangrijk een coherent systeem te maken met namen en datums etc.

Ik gebruik Scanner Pro app op iOS (mobiel en tablet). Je maakt foto van je document, je hoeft niks bij te snijden zoals met een scanner, trekt alles automatisch in een rechthoek. Geef het een goede beschrijvende naam. Laad automatisch op naar een Dropboxmap (of iCloud of andere Clouddienst). Er kan vast nog meer mee qua OCR en ordenen maar dat heb ik zelf niet nodig. Met de hand ingevulde formulieren archiveer ik op dezelfde manier als bewijsstuk. Er zijn ook andere soortgelijke apps op iOS.

Scannen is zo 2001!
Wat ik bedoel is, dat je volgens mij zo'n beetje alles al jaren digitaal aangeleverd krijgt, of kunt krijgen (meestal kun je op de site van een bedrijf de post/facturen van afgelopen jaren nog downloaden). Dus een scan/OCR-pakket is m.i. niet echt meer nodig, tenzij je het archief van 5, 10 jaar terug ook wilt digitaliseren. En waarom zou je dat?

Ik doe het simpel: van elk (nuts-)bedrijf, instelling, verzekering, etc, maar ik een mapje in de Finder in een 'root' map (die bovenaan de de kolom staat door er een spatie voor te zetten), ik maak van dat mapje het logo van het betreffende bedrijf, en gooi daar alle facturen en andere correspondentie in, meestal in submapje per jaar. De maandelijkse facturen (dat is toch het leeuwendeel) geef ik de naam van maand en jaar (bv '08/2019.pdf').
De jaaroverzichten gaan uiteraard ook in de map Bedrijf>Jaar, maar ook een kopietje in de map ' JO 2019 tbv aangifte IB', zodat ik alles voor de aangifte compact beschikbaar heb, en na afronding kan ik deze map weggooien.

Dit werkt al jaren prima voor mij; in de Finder en/of met Spotlight is alles zeer snel terug te vinden, en ik zelf zie geen voordeel in een gelikt programma daarvoor. Laten we wel wezen: zo'n dossier is aardig, maar in feite heb je die bestanden nooit meer nodig.
Ik ben geen ZZP'er o.i.d., dat scheelt natuurlijk wel in admin voeren.

@Dhr JW Twel ; Ik zou zeggen, maak het niet moeilijker dan het is. Je wilt digitale documenten en een ordeningssysteem. Daarvoor is alles al langsgekomen.

Veilig zaken in de cloud bewaren doe je door je bestanden te versleutelen. Bijvoorbeeld met Cyberduck. Of een service te gebruiken als Sync.com.

Misschien zijn alleen garantiebewijzen nog een dingetje, want vaak een kassabon of zo.
Die gooi ik dan nog in een ouderwetse dossiermap, dat wel.
Je zou er natuurlijk ook een foto van kunnen maken. Die is weliswaar niet doorzoekbaar, maar als je die foto een goede titel geeft, ondervang je dat ook.
Van alle 'dure' aankopen verlang ik van de leverancier een email met een digitale aankoopbon (gewoon een PDF-je dus), want dat hebben zij natuurlijk ook gewoon in hun verkoopsysteem. Bij online aankopen is alles al digitaal.

Max, wat is er mis met ervaringen en ideeën uitwisselen? Hoe weet jij of "alles" al is langsgekomen?

Ik vind zojuist nog een pakket op internet, geschikt voor de mac. Ik ken het overigens niet.

Paperless  Website

Flix ; zo'n beetje alles al jaren digitaal aangeleverd krijgt, of kunt krijgen
Ik krijg nog genoeg zaken op papier toegestuurd. Tandartsrekeningen, polissen etc. En allerlei zaken die ondertekend moet worden.

Flix ; ...tenzij je het archief van 5, 10 jaar terug ook wilt digitaliseren. En waarom zou je dat?
Diploma's, bonnen, tal van andere papieren, foto's.

Flix ; ...door er een spatie voor te zetten)
Met spaties voor een bestand/map kun je problemen krijgen bij het backuppen naar een cloud.

Flix ; ...geef ik de naam van maand en jaar (bv '08/2019.pdf'.
Handiger vind ik: jjjj-mm-dd

Flix ; Ik ben geen ZZP'er o.i.d., dat scheelt natuurlijk wel in admin voeren.
Zeker. Ook omdat je je administratie zeven jaar moet bewaren.

Grappig. Ik run een gezin van 5, en bv alle tandartsen, artsen en ziektekosten verzekeringen gaan al jaren digitaal (UwNota.nl, Infomedics, etc.).

Met een spatie heb ik nog nooit een probleem gehad (gebruikte het al in OS 8, meen ik). Ook niet met backuppen dmv TM.

Verder prima aanvulling; kan TS of anderen misschien nog wat mee.

Mijn overwegingen: Ik ben al meer dan 15 jaar geleden begonnen met het scannen van papieren toen we alles nog niet digitaal kregen, met een Fujitsu ScanSnap die hier erg geschikt voor is. Best wel modern in die jaren . Ik heb eerst 'Yep' gebruikt, toen Evernote en later alles in DevonThink gezet. Je moet je in deze tijd afvragen (inderdaad Flix!) hoeveel er nog gescand gaat worden, en óf je achteraf je papieren archief nog wil digitaliseren. Dat laatste is namelijk ontzettend veel werk.

Ik ben ook voorstander van 'hou het zo eenvoudig mogelijk', liefst met de ingebouwde mogelijkheden. In die zin zou ik kiezen voor de Flix oplossing. Eventueel in combinatie met de Scanner Pro app (ingebouwde OCR!) voor de fysieke papieren die er nog voorbij komen. Die app gebruik ik tegenwoordig veel vaker dan mijn scanner.

Dat ik DevonThink blijf gebruiken komt vooral doordat ik er al jaren alles in stop, en omdat er veel meer in zit dan mijn administratie. Bergen kook-recepten bijvoorbeeld maar ook vergaderstukken, notulen en een heel archief met bedrijfsinfo waar ik vaak iets in in opzoek. De kracht van DT zit in het makkelijk vinden. Alle woorden in alle documenten worden met AI 'gewogen' en zo kan DT bij elk geselecteerd document de meest relevante andere documenten tonen. Nieuwe documenten komen zo ook geautomatiseerd in de juiste folders terecht bijvoorbeeld. Heb je deze high-end features niet nodig dan voldoet een eenvoudiger systeem zonder extra software ook prima.

Ik ken de situatie van Dhr. J.W. Twel natuurlijk niet, maar er is een belangrijke factor waar wij hier als verzamelde computeradepten danig rekening mee moeten houden: kan mevrouw Twel wijs worden uit de gedigitaliseerde administratie als Dhr. iets ernstigs zou overkomen?

Goed punt Alvinus! Dat geldt meer algemeen ook voor bijvoorbeeld belangrijke wachtwoorden, al is het maar om op de Mac in te kunnen loggen. Mevrouw boiing weet in ieder geval waar de enveloppe ligt met het document waar meneer boiing al dit belangrijks heeft opgeschreven .

Ik heb precies dezelfde manier van werken als boiing: Devonthink Pro (met OCR) en de Scansnap, en ervaar die als bijzonder prettig.

Toevallig ben ik net in deze periode bezig een lange rij ordners met wetenschappelijke artikelen die ik in de loop van vele jaren verzameld heb door de scanner te te halen en te OCR-en. Dat gaat buitengewoon rap en plezierig. En je krijgt een prachtig en zeer snel doorzoekbaar archief.

Ook alle praktische zaken (bonnen, gebruiksaanwijzingen, belastingpapieren en duizend andere dingen) orden en bewaar ik op die manier. Ik vind het ideaal.

Goeie tip, bedankt! Een goeie vriend van me is researcher voor een romanschrijver, en verzuipt dus in de scans en papieren documenten.
Ik zal hem zeker Devonthink aanbevelen!

Ewoud Sanders, expert op het gebied van de Nederlandse taal en o.a. bekend van zijn columns in de NRC, heeft zelfs zijn hele bibliotheek door de scanner gehaald. Zie dit zeer lezenswaardige artikel.

Schitternde link, Timotheus, merci!

Een reeds lang bestaand alternatief voor Devonthink is Eaglefiler. Kost $40.