Ik schrijf vaak over specifieke verbeteringen, maar dit keer over een praktijkgeval. Daar kreeg de klant niet alleen nieuwe Macs, tegelijkertijd werd ook de hele workflow aangepast. Mogelijk ook interessant voor een breder publiek, omdat het resultaat daar erg positief bleek.

Onlangs werden we door een groeiend, creatief bureau in de omgeving van Delft uitgenodigd voor een kennismaking. Ik kwam terecht in een mooi pand met drie werkplekken. Na een korte introductie ging mijn Apple hart al sneller kloppen, hier was werk aan de winkel. Om je een idee te geven: er werd gewerkt op verouderde MacBooks en een iMac, er was geen back-up(!) en om samen te kunnen werken mailden de teamleden elkaar de bestanden door.



We maakten een voorstel en zijn meteen aan de slag gegaan om de workflow te optimaliseren en te zorgen voor een stabiele en veilige werkwijze. Nu werkt het team sneller en slimmer dan ooit! In dit artikel wil ik je meer vertellen over hoe we te werk zijn gegaan en welke oplossingen hieraan hebben bijgedragen.

Nieuwe Macs en schermen

De Macbook Pro modellen die gebruikt werden waren zoals gezegd aan vervanging toe. Dat was ook het verzoek vanuit de klant. Vanwege de grafische werkzaamheden, waar ook animatie en videobewerking onderdeel van uitmaakt, hebben we gekozen voor twee 15″ modellen met extra werkgeheugen en een uitgebreide videokaart.

In eerste instantie vroeg de klant ons om 4 nieuwe iMacs te plaatsen, 2 thuis en 2 op kantoor. Zo zouden de eigenaresses op beide plekken kunnen werken. Ik snap de gedachte maar in dit geval is dat niet slim. Twee aparte werkstations zorgt namelijk weer een extra investering, onnodig veel onderhoud en je krijgt de uitdaging om alles synchroon te houden.

Door te kiezen voor een MacBook Pro betaal je iets meer, maar heb je maar één station om up-to-date te houden. Om te zorgen voor meer ergonomie is er gekozen voor twee hoge resolutie 27″ externe schermen van HP. Zo kan er thuis op de MacBook gewerkt worden en is er op kantoor een volledig ingerichte werkplek beschikbaar waar de MacBook zo op kan worden aangesloten.



Belangrijk hierbij is de juiste USB-C dock of adapter. Met zo’n dock kun je door middel van één kabel al je externe apparaten aansluiten op je nieuwe MacBook met USB-C. In dit geval ging het om het scherm, een Wacom tablet en een internet kabel (ethernet). Sommige adapters bevatten ook extra aansluitingen zoals voor een SD kaartje.

De iMac uit 2010 deed nog prima dienst als flexplek, maar was ondanks het extra werkgeheugen erg traag geworden. Deze hebben we voorzien van een snelle SSD schijf en schone installatie, waarna hij weer als een zonnetje draait.

Samenwerken via een eigen server

Elkaar bestanden mailen kost onnodig veel tijd en opslagruimte. Daarnaast wordt het snel een rommeltje. Om snelle en overzichtelijke samenwerking mogelijk te maken hebben wij bij deze klant een Synology server geplaatst. Een centrale plek waar alle bestanden een eigen plekje kunnen krijgen.

Met de applicatie ‘Synology Drive’ worden deze bestanden gesynchroniseerd naar beide MacBook Pro’s. Hierdoor is er altijd toegang tot de bestanden, ook als ze thuis werken of er even geen internet verbinding is. Je kunt het zien als een soort eigen Dropbox. Het is met de software van Synology ook erg makkelijk om bestanden met anderen te delen. Het aanmaken van een linkje (beveiligd met een wachtwoord) is zo gebeurd.

Door te werken met een rechten-systeem zijn bepaalde mappen niet toegankelijk voor de stagiair of flexibele kracht die af en toe op de iMac werkt.

Veiligheid staat voorop

Uiteraard hebben we ervoor gezorgd dat alle data goed beveiligd is. Op de Macs draait FileVault. Deze extra versleuteling maakt het onmogelijk om bij de data te komen zonder het wachtwoord van de Mac te weten.

Ook op de server wordt gebruikt gemaakt van encryptie. Als deze wordt uitgeschakeld is de data niet meer toegankelijk. Totdat hij weer wordt ontgrendeld met een speciale digitale sleutel. Daarnaast bevat de server 2 harde schijven die elkaar kunnen opvangen als er eentje stuk gaat.

Het kan nodig zijn om ook een back-up van de server te maken. Doe dit bij voorkeur op een andere locatie zodat je voldoet aan de gouden 3-2-1 regel.

Een automatische back-up

Een goede en automatische back-up is één van de belangrijkste dingen binnen elk bedrijf. Het is goed om je voor te bereiden op het ergste. Ook de AVG verlangt van je dat je als bedrijf zorg draagt voor een recente back-up.

Om dit goed te regelen maken we van elk werkstation een back-up op de Synology server via Time Machine. Bij uitval van één van de werkstations is de klant binnen een mum van tijd weer helemaal up and running.

Slimme applicaties

Dit moderne, creatieve bedrijf werkt met een aantal slimme applicaties die ik graag met je deel.

De basis: Adobe CC
Uiteraard is Adobe CC een dagelijks gebruikt pakket. Onder andere Photoshop en Indesign zijn onmisbaar in elk creatief bedrijf. Sinds een aantal jaar werkt Adobe met een maandelijks abonnement: Creative Cloud. Fijn hieraan is dat je het snel kunt downloaden en altijd de laatste versie krijgt. Je bent dus altijd up-to-date. Door twee CC abonnementen af te sluiten konden we beide MacBooks én de iMac voorzien van een licentie. Per abonnement mag je namelijk 2 Macs voorzien van Adobe CC.


Inspiratie opdoen: Eagle
Voor mij nieuw was de applicatie Eagle. Denk aan een uitgebreide versie van Pinterest waarmee je inspirerende beelden kunt bewaren en delen. Door een bibliotheek aan te maken kun je beelden verzamelen, in mappen zetten, labelen en opmerkingen plaatsen. Omdat het samenwerkt met verschillende andere applicaties, waaronder Adobe Photoshop en Apple’s Keynote, kun je makkelijk schakelen. We hebben voor dit bedrijf een Eagle bibliotheek aangemaakt op de server, zodat ze samen beelden kunnen verzamelen.





Communicatie in het Engels: Grammarly
Als je vaak moet communiceren met klanten in het buitenland en hiervoor Engelse berichten moet tikken kan de standaard spelling controle soms te kort schieten. Met Grammarly krijg je suggesties voor woorden zodat jouw berichten meer impact hebben en duidelijk en foutloos zijn. Het werkt samen met Gmail, Outlook en alle bekende social media platformen. Helaas nog niet met Apple Mail.





Claire is Apple Certified Support Professional en helpt ondernemers met ondersteuning en advies op het gebied van Apple apparaten. Na vier jaar ervaring op te hebben gedaan bij iCentre Delft, startte ze in 2013 met haar eigen bedrijf: Passion Support.

Boeiend. Zelfs al heb ik heb ik geen directe binding met een deel van de problemen. MacBook Pro (2017, 15”, 16gb ram, 1TB ssd), grote schermen thuis/kantoor (Dell 27” UHD), on-/off site backup (2 eigen externe lacie mobile 5TB) en een fileserver (Sharepoint via Office365) hebben we/heb ik natuurlijk wel.

Sjaakie, het is reclame! ☺️

Goeie tip, die Eagle-app! Heb hem al aangeraden bij enkele van mijn klanten.

Sjaakie, het is reclame! ☺️

Wat is hier réclame?