Hoe we het nu doen:
- excel rondsturen met alle dagen in de maand, in te vullen per uur in dag
- in excel per persoon aangeven wanneer beschikbaar, en maximum aantal keren per maand, met optie A/B/A&B
- iedereen stuurt terug voor bepaalde datum

Handmatig wordt er een match gemaakt. Hierbij wordt rekening gehouden met:
- twee mensen moeten op hetzelfde tijdstip kunnen met dezelfde optie A/B, of veelvouden van twee
- niet meer dan maximum aantal keer per maand als aangegeven door vrijwilliger
- ca. niet meerdere keren in twee of drie dagen aaneengesloten (om niet te veel achtereen te vragen van de vrijwilliger)

Op zich werkt het nu wel, maar het wordt een steeds grotere opgave om alle exels naast elkaar te leggen. En dat vraagt veel van de roostermakers (ook allen vrijwilliger). En ICT kennende, is de gedacht, dit moet toch slimmer kunnen....

Nu kan ik uren zoeken, maar wellicht heeft iemand zo'n soortgelijke situatie reeds opgezocht.

Mocht het niet gratis zijn, maar weinig kosten is het een alternatief. Dan zal het een donatie ofzo worden.

Want de hele tijd een excel bestand rondsturen lijkt me erg veel gedoe, al was het alleen maar omdat je zeker weet dat er altijd iemand tussen zit die dat vergeet.

Maar het brengt meteen wel weer op ideeën... Ik hoop dat iemand nog met een kant en klare oplossing komt...

Gaat het alleen om hele dagen, of uren en/of ingedeeld in kwartieren/minuten?
En hoeveel personen?

Misschien is een voorbeeld van het huidige XL-sheet handig voor verdere ideeen.

https://nl.shiftplanning.com/desktop/

Dispatch Software

http://www.synchroteam.com/product-tour-plan-dispatch.php

Odyssee

http://demo.odysseeservice.com/beste-dispatching-planning-app/?

SchedulingApp

http://schedulingapp.com/

EZ Shift

http://www.ezshift.com/

Algemene noot: steeds meer van dit soort software wordt aangeboden als S(oftware) A(s) (A)n S(ervice) ...

Mogelijk dat me nog iets anders te binnenschiet, maar op dit moment is dit het ...

Succes.

Ma 01 jan:
15:00-16:00 v
16:00-17:00 v
17:00-18:00
19:00-20:00
20:00-21:00 v
21:00-22:00
22:00-23:00

Di 02 jan:
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
19:00-20:00
20:00-21:00 v
21:00-22:00 v
22:00-23:00 v

... Etc, totdat alle dagen voorbij zijn gekomen.

Uren met een v ben ik beschikbaar. Deze lijst gaat door met alle dagen van de maand.
Vervolgens sturen alle andere vrijwilligers ca 20 tot 30 totaal ook deze lijst / excel in voor een aangegeven datum.
Halverwege de maand wordt het rooster van de maand erop gemaakt.

En daarin moeten er dan dus twee (of vier, paren dus) beschikbaar zijn op hetzelfde uur met dezelfde keuze/optie A/B. Rekening houdende dat het niet dagen aaneengesloten zijn (om druk cq last vrijwilliger te beperken), en men niet het maximum overschrijd van de totale inzet per persoon...

Zo wordt het nu gedaan. Na de aangegeven datum gaan de roostermakers dit puzzelen tot 1 rooster.
Zolang we deze vrijwilligers hebben die roosteren gaat dit prima.. Maar ik maak mij zorgen voor het moment dat het 'te veel' wordt.

ScoobyDoo om 22:39, 27-07-2015
Aantal keren inzet: 4x per maand maximaal (dus 4x 1 uurtje)
...
Vervolgens sturen alle andere vrijwilligers ca 20 tot 30 totaal ook deze lijst / excel in voor een aangegeven datum.

(Bewerkt door Pieterr om 15:17, 28-07-2015)

- Lege gaten waar niet twee mensen zijn blijven inderdaad leeg. De gedachte is, de uren die ingezet kunnen worden zijn top. Op basis van vrijwilligers werk is meer niet haalbaar. Men doet wat die kan (betreft samenwerken in en voor de wijk, in het kader van veiligheid en zorg).
- Heb je drie mensen, dan laat je de derde weg die elders wel ingezet kan worden.
- voorkeuren, daar wordt nu wel rekening mee gehouden. Als twee mensen juist wel of niet samen willen werken, wordt daar op gelet. Dit onderdeel had ik nog even buiten beschouwing gelaten... Soms met dames/heren is juist een voorkeur. Dit om het lekker complex te maken.

ma 01 januari 20:00-21:00 piet & Jan
ma 01 januari 21:00-22:00 klaas & kees

di 02 januari 18:00-19:00 eva & klazien

wo 03 x

do 04 x

vr 17:00-18:00 piet & paul (keuze B zijnde met de fiets)
vr 23:00-00:00 richard & eva

Waar niets achter staat is in de praktijk meestal lopend (toch allemaal in dezelfde wijk). Of men spreek onderling iets anders af.

Zo simpel is het resultaat nu. Iedereen pakt vervolgens de data er uit waar zijn/haar eigen naam staat. En schrijft dat in de eigen agenda over.

Als je alle constraints verzameld hebt, kun je een programmaatje aan het rekenen zetten om een verdeling uit te rekenen. Je begint met de uren op de dagen toe te wijzen waarvoor zich de minste kandidaten beschikbaar hebben gesteld.

ScoobyDoo om 17:22, 27-07-2015
Weet iemand toevallig een pakket om roosters te maken ? Liefst gratis... Het is vrijwilligerswerk....

Mocht het niet gratis zijn, maar weinig kosten is het een alternatief. Dan zal het een donatie ofzo worden.

Eigenlijk wel grappig in combinatie met je onderschrift ("extra geld verdienen").

Gaat dit om het inroosteren van de medewerkers van je Multi Level Marketing organisatie?

Ik kende de hele kreet MLM nog niet maar ben inmiddels weer wat wijzer geworden.

Dit is voor buurt-inzet met als grootste topic buurtpreventie/wandelingen en met in toenemende mate ook zorg de voor buurtbewoners (vaak ouderen). Maar er zijn ook een aantal voorzieningen voor kinderen waar toezicht nodig is. En daar wordt de vraag groter om meer 'samen' te werken zijnde niet 1 vrijwilliger maar 2 vrijwilligers samen (ook in kader van verantwoordelijkheden). Maar dat maakt echter inroosteren heel veel lastiger... En dit is dan weer vaak een taak waar weinig mensen op te wachten zitten... Je kan ook zeggen, doe het heel simpel, maar dan haal je niet het meeste uit de vrijwilligers.

En met de huidige ontwikkelingen (politiek) wordt de vraag om buurt inzet steeds groter. We zijn heel blij dat we een toenemend aantal vrijwilligers hebben, want dat is niet vanzelfsprekend. Maar toenemende taken, opties, keuzes maakt de 'praktische invulling' wel lastig. En daar probeer ik een steentje in bij te dragen.