Ik weet niet of het hier al aan bod gekomen is maar ik ben op zoek naar een zo éénvoudig mogelijk bestands systeem om alles te ordenen en te vinden.

Op Youtube zoveel verschillende systemen (PARA), folder levels. Beheer per jaar, op bestands extensie. Bijvoorbeeld alle numbers bestanden in een folder, alle pdf's in één folders. Sommigen gebruiken dan weer bijvoorbeeld devonthink. Volg ik de Mac structuur. Dus alles onder documents.
Er zijn dan ook indelingen zoals projecten, persoonlijk, werk,...
Ik kom er eigenlijk niet goed uit.

Voor mijn foto's heb ik geen probleem. Ik gebruik sowieso Lightroom met een structuur op locatie omdat ik dat het beste onthou. Dus bijvoorbeeld Pictures > België > Brussel

Wat doen jullie eigenlijk?
Een YouTube filmpje om even te verduidelijken :

Misschien is dit een goede start:

https://www.takecontrolbooks.com/managing-files

Want daarnaast ziet misschien iedereen zijn uiltje voor een valkje aan / zoveel hoofden zoveel zinnen.

Er zijn wel richtlijnen, maar iedereen doet het op zijn eigen manier. Belangrijk is een methode voor jezelf te ontwikkelen (bestandsnamen geven), waarmee je die bestanden ook weer snel kan terugvinden. Dan maakt de bestandsstructuur/folderstructuur niet eens zoveel uit...

📘 - Books & Newspapers
├── Books
│   ├── Business
│   │   ├── Dutch
│   │   ├── English
│   │   ├── German
│   │   ├── Spanish
│   │   ├── Russian
│   │   └── Polish
│   ├── Historic
│   │   ├── Dutch
│   │   ├── English
│   │   ├── German
│   │   ├── Spanish
│   │   ├── Russian
│   │   └── Polish
│   ├── Information Technology
│   │   ├── Dutch
│   │   ├── English
│   │   └── German
│   ├── Lifestyle
│   ├── Operational Technology
│   ├── Reference
│   │   ├── Dutch
│   │   ├── English
│   │   ├── German
│   │   ├── Spanish
│   │   ├── Russian
│   │   └── Polish
│   └── Skills
├── Cooking
├── Guides
│   ├── Dutch
│   ├── German
│   ├── Polish
│   ├── Spanish
│   ├── Russian
│   ├── Italian
│   └── English
├── Magazines
│   ├── Barron's
│   ├── Business Insider
│   ├── Der Spiegel
│   ├── Elsevier
│   ├── National Geographic
│   └── Time Magazine
├── Newspapers
│   ├── Financial Times
│   ├── Gazeta Wyborcza
│   ├── New York Times
│   ├── Frankfurter Allgemeine Zeitung
│   ├── Other
│   ├── Telegraaf
│   ├── The Moscow Times
│   ├── Новая газета
│   └── Wallstreet Journal
└── Reports
    ├── Comparisons and Reports
    ├── Education
    ├── EU Economy
    ├── Information Security
    ├── Belgium and Netherlands
    ├── Germany, Switzerland and Austria
    ├── Central and Eastern Europe
    ├── United States and Canada
    ├── World - Africa
    ├── World - Asia
    ├── World - Oceania
    ├── World - South America
    └── World Economy
🗃️ - Documents
👨🏻‍👩🏻‍👧🏻‍👦🏻 - Shared Documents (Family)
📤 - Shared Documents (Other)
📥 - Inbox (Process)
🎞️ - Movies & Documentaries
🎵 - Music
🖼️ - Pictures
💿 - Software Archive
📘 - Books & Newspapers
📚 - Training (Course Materials)
🎦 - Videos (Social Media)
    ├── Conflict and War
    ├── Conspiracies
    ├── Cooking
    ├── Creative
    ├── Economy
    ├── Funny
    ├── Gardening
    ├── Information Technology
    ├── Interesting
    ├── Lifestyle
    ├── Motivational
    ├── Sad, stupid and pathetic
    └── Work

De "Shared Documents (Family)":

🎭 - After-school Activities
🗃️ - Archived Documents
☂️ - Insurance Policies
📃 - Legal Contracts
⚕️ - Medical Archives
📔 - Memories
📕 - Onenote Notebooks
📕 - Children's Homework Notebooks
📄 - School Matters
✒️ - Templates
🧾 - Warranty certificates and receipts

De "Documents" folder kent de volgende onderverdeling:

🗃️ - Archived Documents
📕 - Onenote Notebooks
📧 - eMail Archive and Signatures
🔐 - Password Databases
🔒 - Personal Data
🖥️ - Presentations
🗄️ - Reference Material
📊 - Spreadsheets
🧭 - Templates
📰 - Vlogging and Blogging
✒️ - Text Documents

---

De Personal folder:

🔒 - About Me

(Pasfoto's, DNA Profiel, CVs)

🚸 - Courses and Certification

(Diploma's)

📈 - Finances

(Bankafschriften, Belastingaangiftes)

🆔 - Deeds & Documents

(Geboortecertificaat, Uitreksels, Kopie Paspoorten, ID Kaarten, (Tijdelijke) Inschrijvingen, Rijbewijzen, Visa, etc)

📃 - Legal Contracts

(Credietovereenkomsten, Hypotheek Akten, Lang Lopende overeenkomsten, Bankcontracten, etc)

⚕️ - Medical Files

(Volledig Medisch Dossier)

📔 - Memories

(Dierbare herinneringen)

✍️ - Signature (Scan and Digital)

(Digitale Certificaten, DigiD/eID/Personal Ausweis/eIDAS, Gescande Handtekeningen)

___
Vanzelfsprekend gaat de onderverdeling nog veel verder ... Bepaalde mappen kennen verder een onderverdeling in dagen, maanden, landen, regio's of wat dan ook van toepassing mag zijn. Hiervoor heb ik een hele rits aan sjablonen. Een klein voorbeeld hiervan:

Templates (EN)
├── Days of the Week
│   ├── 01 - Monday
│   ├── 02 - Tuesday
│   ├── 03 - Wednesday
│   ├── 04 - Thursday
│   ├── 05 - Friday
│   ├── 06 - Saturday
│   └── 07 - Sunday
├── Months of the Year
│   ├── 01 - January
│   ├── 02 - February
│   ├── 03 - March
│   ├── 04 - April
│   ├── 05 - May
│   ├── 06 - June
│   ├── 07 - July
│   ├── 08 - August
│   ├── 09 - September
│   ├── 10 - October
│   ├── 11 - November
│   └── 12 - December

Hoewel de mappenstructuur redelijk omvangrijk is (duizenden mappen), werkt dit voor mij bijzonder goed. Op deze manier zijn de bestande voor mij ook nog eens "portable" (lees: niet gebonden aan een bepaalde vendor of "eco-systeem"). Immers, of de bestanden nu synchroniseren met iCloud, OneDrive, Google One of Amazon, de structuur werkt overal. De directory namen zijn conform UTF8 en ik heb een piepklein scripje dat in geval van problemen de bestandsnamen doorloopt en converteert naar het betreffende formaat (Windows UTF16LE en Unicode NFC, macOS APFS UTF8 en Unicode NFD).

Ook gebruik ik een scriptje dat periodiek alle mappen wegschrijft naar een tar archief om deze vervolgens automatisch op een extern medium weg te schrijven. Dit gebeurd op een voor mij handig hierarchisch niveau. Waarbij mappen als "📘 - Books & Newspapers" worden gearchiveerd in "📘 - Books & Newspapers.tgz".

Natuurlijk bestaan er snapshots op FreeBSD, Linux, macOS en zelfs Windows ... Maar snapshots zijn (wederom) niet ... platform onafhankelijk. En dus is er een "onzichtbare directory" (genaamd: .archived-snapshots) waar deze archief bestanden naar toe worden geschreven.

Belangrijk is een methode voor jezelf te ontwikkelen (bestandsnamen geven), waarmee je die bestanden ook weer snel kan terugvinden. Dan maakt de bestandsstructuur/folderstructuur niet eens zoveel uit...

Dit aangevuld met Spotlight. Onderschat de kracht daarvan niet... En verder: daar waar bestanden horen. Foto's in de Foto's.app, downloads alleen maar in het mapje downloads (uitgesloten van TimeMachine omdat de wisselingen veel te groot zijn). Documenten onder Documenten en tijdelijke bestanden die ik maak of waar ik op korte termijn iets mee moet doen die staan op m'n bureaublad.

Wat doen jullie eigenlijk?

Nog even een aanvulling / vraag:

Gaat het om een Bestandsysteem en/of ook om een PKS (Personal Knowledge System) ?, omdat ook DevonThink wordt genoemd.

Je kunt een (bepaald) Bestandsysteem prima combineren met (DeepLinks):

- DevonThink;
- Craft;
- AnyBox;
- Hookmark;

En de prima opmerking/aanvulling van @Sypie over Spotlight:

- Alfred;
- HoudahSpot;
- NeoFinder;

ik ben op zoek naar een zo éénvoudig mogelijk bestands systeem om alles te ordenen en te vinden.

De Finder natuurlijk.

Dit aangevuld met Spotlight. Onderschat de kracht daarvan niet... En verder: daar waar bestanden horen.

Mee eens.

Ik heb een lange tijd gebruik gemaakt van DevonThink; voldeed ruim boven verwachting en het is mogelijk om de bestanden gewoon naar het filesysteem te exporteren.

De reden voor mij om met een "platte folder-structuur" te werken is eigenlijk omdat ik mettertijd heb geleerd dat het beste systeem voor bestandsbeheer, eigenlijk de standaard tools hiervoor zijn. Allen met hun eigen voors en tegens. Maar op macOS hebben we het op vele vlakken goed getroffen en "de Finder" is daar eigenlijk niet echt een uitzondering op.

Daarbijkomend voordeel is dat je bij een migratie naar een ander systeem of gewoon, een nieuwere versie, hoogstwaarschijnlijk gewoon de bestanden kunt benaderen, dat is met een gesloten software pakket niet zo zeker ...

Ook is het belangrijk om goed op te letten op de formaten die je verkiest te gebruiken.

Een voorbeeld hiervan is (in mijn geval) het gebruik van bepaalde exotische audio en video codecs of niet zo gangbare archief-formaten. Zo zijn er een paar oude filmpjes in mijn archief die ik niet meer kan afspelen onder macOS of Windows, maar echt moet teruggrijpen op een ouder besturingssysteem, Linux of ... een "hack poging" ...

... daarom ben ik over gegaan op "unix/linux-ondersteunde formaten" als "tar", de standaard ondersteunde compressie (gzip/bzip2/xz/zstd/zip/7z) en - waar mogelijk - probeer ik disk images zoveel mogelijk om te zetten naar een .CDR of .ISO.

Hierdoor is het zondermeer mogelijk om op alle systemen de bestanden te openen.

Spotlight, Search Light (Linux), "Microsoft Search",  mits goed gebruikt zijn bijzonder krachtige tools. Maar enige vorm van systematiek is hierbij zeker aan te bevelen.

Een voorbeeld hiervan is (in mijn geval) het gebruik van bepaalde exotische audio en video codecs of niet zo gangbare archief-formaten. Zo zijn er een paar oude filmpjes in mijn archief die ik niet meer kan afspelen onder macOS of Windows, maar echt moet teruggrijpen op een ouder besturingssysteem, Linux of ...

Ook niet met VLC? Welke codecs worden er dan gebruikt?

Wat doen jullie eigenlijk?

Lokaal laat ik het aan apps over die heel graag lokaal dingen doen, mijn eigen structuur zit volledig op iCloud, zodat die zowel via iPad als Mac bereikbaar is (en mee loopt in de back-up structuur van de Mac).

Ook via iCloud krijg ik aardig wat directories kado van diverse apps, dus mijn eigen structuur begint onder Documents. En dan een indeling naar Zakelijk/Privé, vervolgens naar Klant, en dan naar onderwerp.

Dit programma komt ook wel her en der eens ter sprake:
Hazel

Duidelijk dat het voor iedereen anders is
Belangrijk is ook, zeker ivm met spotlight is om goede bestandsnamen te kiezen met wat kernwoorden erin.

Heb ook al de tip gezien om als je een bepaalde folder structuur hebt die ook overal te gebruiken. Dus ook in iCloud, notes,...

Velen gebruiken wel hun bureaublad waarmee ze bezig zijn.
Ik gebruik eerder een soort van projects folder en stuff folder voor tijdelijke dingen die later weg mogen.

Zelf plaats ik niet alles onder documenten maar op een externe schijf die ik Assets als naam meegegeven heb.

Ik heb zo eens een structuur gemaakt zoals in het YouTube filmpje waarnaar ik verwees.
Ik heb de Level 0 folders ook voorzien in de finder sidebar en in de Dock heb ik mijn Assets externe harde schijf voorzien zodat ik ook via de Dock ook mijn level 0 folders kan bereiken

@Cesar: een bepaald gedeelte van je files zul je met Hazel kunnen automatiseren. En dat zal ook prima gaan. Voor mij zat er teveel werk aan de (her)configuratie van de file-scripts.

Zoals eerder gezegd: het ligt voor iedereen anders. De vraag van TS valt niet te beantwoorden vóór een paar andere vragen zijn beantwoord. Bijvoorbeeld:

- Wil je alleen maar 'bewaren', of wil je op basis van wat je bewaart ook nog analyses maken, speurwerk verrichten, etc.?
- Wil je je hele archief en administratie digitaliseren, of alleen bepaalde dingen? Anders gezegd: wil je iets dat de Finder vervangt en optimaliseert, of niet?

Ik heb ervoor gekozen om het overgrote deel van mijn archief / administratie te digitaliseren. Niet alleen aankoopbonnen, belastingpapieren, folders, gebruiksaanwijzingen, correspondentie enzovoort, maar ook tijdschriften en een aantal boeken. Ik ga regelmatig even langs bij de printshop hier om ruggen van boeken te laten afsnijden. De losse bladen haal ik dan door de scanner, en gooi ik daarna weg.

Drie grote voordelen:
- ruimt enorm op
- dingen die je vroeger nooit meer doorkeek, kijk je nu in digitale vorm af en toe wel door
- alles is doorzoekbaar: via Houdah Spot of een ander programma vind je regelmatig dingen terug waarvan je geen idee had dat je ze bezat.

Ik doe dit al jaren, en het bevalt me prima. Vroeger had ik wel 50 ordners met allerlei papieren staan, nu nog twee, met dingen waarvan je ook het origineel wilt bewaren: testamenten, koopaktes van huizen en dergelijke.

En alles gaat in Devonthink, ook alle niet-recente email die ik wil bewaren. Ik werk al vijftien jaar met dit programma, en tot volle tevredenheid. DT heeft veel handige mogelijkheden die andere programma's niet hebben. Bijvoorbeeld: de mogelijkheid om hetzelfde document in meerdere mappen te bewaren, via zg. replicants. Vaak weet je niet in welke map je een bepaald document het best kunt bewaren. Bij DT is dat geen probleem: je kunt dat document in vele mappen stoppen, en toch blijft het maar één document.
Op takecontrolbooks.com kan een uitgebreide gratis handleiding gedownload worden.

Wie aan een minder krachtig programma genoeg meent te hebben, zou bv. kunnen kijken naar Eagle Filer. Ook een programma dat al jaren bestaat, en een grote schare enthousiaste gebruikers heeft.