Ledenadministratie online
geplaatst: 8 november 2018 - 21:43
Ik ben voor een stichting met zo’n 300 donateurs op zoek naar een eenvoudig pakketje (liefst online omdat er ook met windozen gewerkt moet) om de namen/adressen/bijdragen mee bij te houden. Liefst ook een mogelijkheid tot het printen van etiketten en (een koppeling met) e-mailnieuwsbrief.
Heeft een van jullie ervaringen met dit soort oplossingen?

Dank voor suggesties :smile:

Han
geplaatst door: Hajonides
*^(&*^%$$^&%………………
Dsbrg, Gldrlnd
antw: Ledenadministratie online
reactie #1 geplaatst: 8 november 2018 - 22:42
In Google Sheets misschien?
geplaatst door: puk1980
antw: Ledenadministratie online
reactie #2 geplaatst: 9 november 2018 - 08:17
@puk1980: Ook als stichting heb je je aan de AVG te houden. Ik kan me bijna niet voorstellen dat Google Sheets een veilig plek is om persoonsgegevens op te slaan.....
geplaatst door: jaco123
antw: Ledenadministratie online
reactie #3 geplaatst: 9 november 2018 - 08:52
Dan lijkt me Apple's Numbers in iCloud een betere optie, er wordt dan in ieder geval niet meegegluurd.
geplaatst door: GeorgeM
antw: Ledenadministratie online
reactie #4 geplaatst: 9 november 2018 - 08:59
Wij gebruiken het zelf niet. Maar Dibeka.nl is een keer langsgekomen als online mogelijkheid. Ook e-boekhouden.nl

Omdat bij ons uiteindelijk slechts maar 2 mensen er mee werken, is het toch een excel geworden. De voordelen van online zijn echter groot. Maar er was ook een motivatie kosten laag te houden en de data in eigen beheer hebben.
geplaatst door: ScoobyDoo
antw: Ledenadministratie online
reactie #5 geplaatst: 9 november 2018 - 11:27
Dank voor jullie suggesties. Idd liever geen Excel-achtige oplossingen, ook vanwege de bewerkelijkheid en het flexibel zijn in penningmeesterschap.
E-boekhouden lijkt idd een goede mogelijkheid. Ik kwam zelf ook nog Korèn tegen. Die heeft ook een low-cost of zelfs gratis versie voor kleine clubs. Nadeel is dat ze op dit moment een nieuwe versie aan het ontwikkelen zijn en daarom op dit moment geen nieuwe aanmeldingen accepteren. Ik kan dus ook geen demo of screenshots zien. Kent iemand misschien de huidige versie van die app?
geplaatst door: Hajonides
*^(&*^%$$^&%………………
Dsbrg, Gldrlnd
antw: Ledenadministratie online
reactie #6 geplaatst: 9 november 2018 - 12:14
Dan lijkt me Apple's Numbers in iCloud een betere optie, er wordt dan in ieder geval niet meegegluurd.

🙄
geplaatst door: Shmoo
antw: Ledenadministratie online
reactie #7 geplaatst: 9 november 2018 - 13:00
Een paar jaar geleden eens een applicatie in Filemaker gemaakt en die vanaf Dropbox gerund met drie leden. We hadden wel afspraken wie wanneer aan de slag ging, echt tegelijkertijd mee werken hebben we niet geprobeerd (ging er vanuit dat dat niet kon).
Voordeel was dat de applicatie altijd op wens uitgebreid kon worden en uitvoer als tekstbestand mogelijk was voor grote mailings.
geplaatst door: Hiker
antw: Ledenadministratie online
reactie #8 geplaatst: 9 november 2018 - 13:12
🙄

Niet erg duidelijk, die reactie.

Ben je het er niet mee eens dat er bij Google Sheets meer meegekeken zal worden dan met Apple's Numbers in iCloud? Als dat het geval is dan graag dat onderbouwen.
geplaatst door: GeorgeM
antw: Ledenadministratie online
reactie #9 geplaatst: 9 november 2018 - 13:18
Filemaker is zeker een optie, gebruik dat al jaren voor mijn eigen relatie/facturatie. Nadeel is idd te beperktere mogelijkheid tot samenwerking (hoewel de nieuwere versies geloof ik wel samenwerking via cloudtoepassingen kennen; correct me if I'm wrong). En ik zie wat op tegen de hoeveelheid (ontwikkel)werk fie het met zich meebrengt ;-)
Een kant-en-klare oplossing verdient te voorkeur, ook omdat ik in de loop van volgend jaar mijn taken aan iemand anders ga overdragen.
geplaatst door: Hajonides
*^(&*^%$$^&%………………
Dsbrg, Gldrlnd
antw: Ledenadministratie online
reactie #10 geplaatst: 9 november 2018 - 13:46
@Hajonides,

Misschien is het een optie om het vanuit een andere perspectief te benaderen. Je probeert nu namelijk een online tool te vinden met X mogelijkheden, mogelijkheden die jullie nu waarschijnlijk ook al gebruiken en die goed werken maar het enige probleem is dat ze offline werken en OS afhankelijk zijn waardoor uitwisselen van bestanden niet eenvoudig gaat.

Het meest logische wat je dan doet is een online (in de browser type) -dienst zoeken die AL die mogelijkheden bevat en het liefst ook nog op hetzelfde niveau. Dat is gewoon een onmogelijke opgave want Dropbox is niet voor niets Dropbox als het aankomt op cloudbestandjes en dienst X is steengoed in nieuwsbrieven en dienst Y in contacten. Zo gaat dat maar door, wat je eigenlijk zoekt is een app of dienst die al deze 'allerbeste' diensten kan samenvoegen zodat jullie met een groepje daar samen gebruik van kunnen maken.  Je hoeft vaker de diensten die je nu gebruikt niet te vervangen maar je moet alleen een makkelijke manier vinden om er mee samen te werken en eventuele documenten uit te wisselen.

Kijk eens naar Slack.



Deze service is gratis voor kleinere teams met een aantal beperkingen. Je kunt op het gratis account maximaal 10 integraties activeren en je zoekindex (Spotlight) gaat maar 10.000 'laatste berichten diep' - goed dat zijn dingen waar je als kleine vereniging vaak wel omheen kunt werken. Als je iets zoekt dan 10.000 berichten diep zit dan kun je het vaak ook gewoon opnieuw aan iemand vragen.


Stel je zou afspreken dat jullie standaard Slack gebruiken voor alle communicatie tussen de leden die iets doen voor de verengingen dan hoef je alleen maar integraties te activeren en kan iedereen meekijken. De leden-leden die alleen lid zijn hoeven natuurlijk geen Slack te gebruiken, enkel de mensen van de verenging die de handen uit de mouwen stropen.


Als je de beste diensten die er bestaan (ja, vaak zijn dat onlinediensten), zou gebruiken dan kun je voor heel erg weinig (en in het begin zelfs voor niets) heel erg veel dingen doen op een niveau waar iedereen van denkt. Potverdorie, die gast heeft er verstand van, da's geen koekenbakker terwijl het enige dat jij doet is eigenlijk de beste diensten gebruiken die er bestaan en ze samenbrengen.

Ik denk aan:

- Mailchimp voor nieuwsbrieven.
Gratis tot 2000 subscribers en 12.000 mailtjes per maand. Met zo'n 300 betalende leden in je jullie vereniging, en uitgaande dat niet iedereen op de nieuwsbrief wilt staan .... moet dat denk ik wel voldoende zijn wekelijks of elke twee weken een nieuwsbrief te verzenden. Er is geen betere dan Maiilchimp als het om nieuwsbrieven gaat.

- Contacten beheren van de leden is even iets dat ik moet overslaan. Daar heb ik geen ervaring mee maar ik kan mijn wel voorstellen dat zoiets in een simpel Excel bestand goed te beheren is.
Als je het bestandje dan gaat delen over het internet kunnen jullie afspreken dat jullie het eerst door Encrypto heen halen. Deze app is ook gratis Windows en Mac. Dit geeft denk ik ook een veilig gevoel voor jullie leden en kunnen jullie ook communiceren zodat er geen misverstanden ontstaan, hoe jullie met gegevens omgaan.

- Dropbox zouden jullie kunnen gebruiken als jullie ooit bestanden moeten delen. Standaard account is 2GB maar als je online zoekt kun je vaak voor 5,- dit standaard account laten opwaarderen naar 18GB of zoiets. Dat moet meer dan voldoende zijn voor een vereniging of stichting.

- Netlify zouden jullie kunnen gebruiken om eenvoudig een webpagina online te zetten zodat mensen zich kunnen aanmelden op jullie nieuwsbrief OF een pagina met daarop jullie algemene voorwaarden, AVG gedoe en dat soort dingen. Schrik niet van de prijzen maar dat is enkel voor serieuze websites met allerlei features die sowieso boven jullie petje gaan. Ik heb voor ongeveer 6 bedrijven een website gemaakt die ik voor hen host op Netlify, hun jaarlijkse hostingkosten is 0,- ze betalen enkel nog hun domeinnaam. En het ergste is, je krijgt webhosting van het kaliber waar ze bij reuzen als TransIP van gaan huilen omdat zij dit niveau niet eens kunnen leveren voor 10,- per maand.
Hoe dat werkt voor de simpele mensen onder ons, die mogelijk met een iWeb -achtige app een website willen maken. !? 😉 



- Zapier is de beste dienst die bestaat om workflows te automatiseren. De Opdrachten app op je iOS device-je kan zeg maar 2% van wat Zapier kan doen. Als je de beste diensten gebruikt die er bestaan dan heeft Zapier er echt wel een integratie voor. Ook deze dienst heeft net als Mailchimp een gratis versie met enkele beperkingen maar die beperkingen zullen niet mega in de weg zitten wanneer je het als vereniging gebruikt. Ik zou Zapier zeg maar centraal houden tussen al jullie diensten. Doet iemand iets op plaats X dan kan Zapier iets andere doen op plaats Y. Al is het maar een notificatie sturen. Let wel op: een van de beperkingen van het gratis account is dat al je taken maar eens per 5min. (uit mijn hoofd) uitvoert en dat je maar twee stappen kunnen zetten en dus niet 7 of 8 dingen tegelijk doen.
Het mooie van Zapier is dat als je in de Extensies gaat rondneuzen wat er allemaal mogelijk is, dan zie je vaak nieuwe diensten waar je nog nooit van hebt gehoord. Op die manier ontdek je dan mogelijk weer een stukje software waar je niet eens van wist dat het bestond maar dat je wel al heel lang zocht.


Ik bedoel, wat hierboven staat is enkel een mogelijkheid hoe je het zou kunnen opzetten, en als iedereen één onderdeel voor zijn/haar rekening neemt komt het ook niet allemaal op de schouders van één individu te liggen. Als Slack centraal staat qua communicatie kunnen jullie ook veel beter feedback geven op elkaar en hoef je niet meer te wachten totdat Henkie of Annie eens tijd heeft om zijn/haar mailtjes te lezen en daarnaast nog eens hun ding gaan doen. Vaak kun je vanuit Slack al andere diensten aansturen of iets doen in app X of Y vanwege de integratie.

Door enkel serieuze diensten en software te gebruiken + ze samen te brengen via API integraties kun je straks dingen doen die zo makkelijk gaan lijken dat je je gaat afvragen hoe je hetzelfde ooit zonder dit soort diensten hebt gedaan. Kijk naar mijn voorbeeld. Volgens mij heb ik alleen 5,- genoemd om Dropbox te upgraden, de rest is allemaal gratis.

geplaatst door: Shmoo
antw: Ledenadministratie online
reactie #11 geplaatst: 9 november 2018 - 14:42
Dank voor je grondige bijdrage, Shmoo :-)
Voor de stichting, met een bestuur goeddeels bestaand uit digi-leken, lijkt me dit nog niet heel ideaal, maar je zet me wel op het spoor voor het stroomlijnen van de samenwerking tussen/met enkele zzp-collega's (we mail ourselves to death ;-). Dat ga ik dus zeker onderzoeken.
geplaatst door: Hajonides
*^(&*^%$$^&%………………
Dsbrg, Gldrlnd
antw: Ledenadministratie online
reactie #12 geplaatst: 9 november 2018 - 15:42
Succes met de zoektocht. Ik ben benieuwd waar je op uit komt en wat het eindelijk de vereniging gaat kosten. De keuzes voor thuis en/of zakelijk zijn toch echt heel anders dan voor een vereniging afhankelijk van donaties.

Andere type samenstelling gebruikers en ook andere wensen qua financieel kostenplaatje. Vaak wil je van alles, zeker als je weet wat er allemaal mogelijk is... maar is het uiteindelijk ook heel belangrijk om te weten; wat MOET het kunnen en wat is wenselijk.
geplaatst door: ScoobyDoo
antw: Ledenadministratie online
reactie #13 geplaatst: 9 november 2018 - 18:30
Filemaker is zeker een optie, gebruik dat al jaren voor mijn eigen relatie/facturatie. Nadeel is idd te beperktere mogelijkheid tot samenwerking (hoewel de nieuwere versies geloof ik wel samenwerking via cloudtoepassingen kennen; correct me if I'm wrong).
Knip
Samenwerking beperkt ???? Als er nu een pakket is wat dit al jaren en vele versies al mogelijkmaakt dan is het wel filemaker. Nadeel is vaak de bedragen die er mee gemoeid zijn. (Of een server opzetten, of een hosting bedrijf die dit ondersteund of zelf een Computer aanzetten en het samen gebruik regelen over internet)
De laatste optie heb ik zelf vele jaren gebruikt bij filemaker pro 7. We zijn inmiddels bij versie 16 dus het wel zeker dat het nu veel verbeterd is :-)
geplaatst door: pjottervmr
antw: Ledenadministratie online
reactie #14 geplaatst: 9 november 2018 - 18:38
Er zijn leden administratie online zoals bv e-captain. Zal voor 300 leden rond de 400? Per jaar zijn.
Er zijn er meerderen maar allemaal zullen ze rond die koers liggen denk ik
geplaatst door: pjottervmr