Dat is nou het mooie aan InDesign dat daar een preflight en verzamelfunctie in zit. Op die manier worden volautomatisch alle eigenschappen/problemen getoond en alle geplaatste items en fonts verzameld. Bij Illustrator zul je dat allemaal zelf moeten doen. Doe je dat niet, is de kans van veranderingen in je opmaak erg groot en zijn eventuele aanpassingen nagenoeg niet mogelijk voor de andere partij. Als de andere partij jouw bestand wil openen, een font met dezelfde naam heeft, echter uit een andere bron bekomen met iets andere eigenschappen en deze gebruikt voor jouw opmaak hang je er al aan.
Een oplossing is het embedden van afbeeldingen en omzetten naar outlines van fonts. Op die manier heb je vaak een megagroot en relatief veilig bestand. Ja, bij het omzetten naar outlines worden je letters een fractie vetter. Dit is echt minimaal en de meesten zien dat niet eens. Het valt soms wel op als je een deel wel en een deel niet omzet of er echt verstand van hebt. De eindgebruiker ziet het echter nooit.
Maar wat je eigenlijk bij het bovenstaande allemaal moet doen om een goed bestand te krijgen is allemaal opgelost, aangezien er schijnbaar meer mensen problemen mee hadden. Die oplossing heet pdf en is een "verplichte" industriestandaard. Wat jij wil met Illustrator is dus niet per definitie fout, maar voldoet ook niet aan de industriestandaard. Drukkerijen die echt 100% volgens die standaard werken, zullen jouw bestand niet accepteren of een extra bedrag rekenen voor het verwerken ervan.
Omdat pdf al die problemen in 1 keer op kan lossen, hebben alle bedrijven en instellingen afgesproken dit te gaan gebruiken volgens vooraf bepaalde pdf-instellingen (sheet_cmyk, sheet_spot, magazine_ads, en newspaper_ads profielen) en kleurprofielen (Adobe_RGB en ISO Coated v2 eci). Op die manier worden al je afbeeldingen ge-embed, ge-resampled naar een goede resolutie en compressie, afvlakking toegepast en je fonts geheel of gedeeltelijk ingesloten.
Door dit te gebruiken zouden dus eigenlijk alle problemen opgelost moeten zijn en kan iedereen overweg met het aangeleverde bestand.