de secretaris heeft een MacBook Air met daarop ApacheOffice 4.1.2en daarvoor bestaat het programma Base, een heuse database.voordat ik daar aan begin heb ik de volgende vragen:kan men hiermee redelijk eenvoudig- etiketten afdrukken ??- een email aan iedereen versturen ??- bijhouden of de contributie is betaald ??- eenvoudige lijsten afdrukken ??
kortom, wat is wijsheid ??
Misschien regelmatig zoeken op Marktplaats of andere tweedehands sites, anders zou ik het verder zo een twee drie niet weten.
Mailings versturen doe je met bijv. MailChimp, waarbij je het adressenbestand synchroniseert met dat op de GoogleDrive (als dat kan, anders handmatig).
Voor het printen van adresstickers e.d. zou je dan een app op je eigen computer kunnen gebruiken.
Voor het bijhouden of de contributie betaald is kun je een eigen hack verzinnen (aankruisvakje in de database?).
fred44nl om 13:32, 19-01-2016de secretaris heeft een MacBook Air met daarop ApacheOffice 4.1.2 en daarvoor bestaat het programma Base, een heuse database. voordat ik daar aan begin heb ik de volgende vragen:
Als leden van de vereniging via de site van de vereniging moeten communiceren (bijvoorbeeld inschrijven voor een activiteit) is Google Docs wellicht een oplossing: Google Forms werkt erg handig als de leden bereid zijn een Google account aan te maken (of al hebben). Op dit forum kom je daarover verschillende meningen tegen.
Tip: configureer een aparte user account voor verenigingszaken om te voorkomen dat prive en vereniging door elkaar gaan lopen. Geef het verenigingsaccount geen beheerdersrechten, dan kun je veilig werk overdragen aan een ander bestuurslid.
Tip: Zorg voor backups van de verenigingsgegevens. Als je geen backup maakt van je eigen data is het je eigen schuld dat je je gegevens kwijt raakt. Als je de data van de vereniging kwijt raakt wordt je vast geroyeerd.
PS. Labels printen vanuit een spreadsheet kan lastig zijn. Probeer uit te vinden of je favoriete spreadsheet gegevens kan uitwisselen met de Contacten applicatie.
Bewerkbaar door meerdere personen. En bruikbaar op élk systeem; van Android telefoon tot iMac, van iPad tot Windows PC.
En dus overdraagbaar naar wie dan ook later verder moet met deze administratie.
(Bewerkt door orange om 8:06, 20-01-2016)
Ik denk dat het niet wenselijk is dat een ledenadministratie (hoe klein ook de vereniging is) vanwege privacy gevoelige informatie ongecodeerd op Google Docs staat. Zeker aangezien er dan bv telefoonnummers, rekeningnummers en adresgegevens (en mogelijk nog veel meer) door zoekmachines / data-bots gekoppeld kunnen worden aan een e-mail adres en v.v.! Nog los van of dit mag van de "wet bescherming persoonsgegevens".
(Bewerkt door Feek om 9:32, 20-01-2016)
Ik durf bijna te beweren dat het werken op deze manier een stuk veiliger is dan op een PC-tje van de secretaris van een vereniging, die zijn bestandjes door mailt naar een ander vrijwilliger, die het dan kwijt raakt, of 'vergeet' te wissen van zijn PC als hij de vereniging verlaat.
op dit moment heb ik alle gegevens ingevoerd in een aparte groep van m'n eigen Contacten.een mens moet immers ergens beginnen.op deze manier heb ik in ieder geval een goeie backup royeren kunnen ze me overigens niet, want ik ben donateur en geen lid.maar goed, het begin is er en ik kan dit gemakkelijk exporteren naar een vcf-bestand en dat op de MBA van de secretaris importeren.ondertussen ga ik verder met inventariseren wat precies de eisen en wensen zijn en hoe men dit voorheen heeft gedaan.
@macsiem: de beheerder van een Google Docs groep bepaalt wie (via een Google account) toegang heeft tot welke informatie in de groep. Ik zie steeds meer bedrijven die daar hun klantencontacten mee automatiseren. Mogelijk dat leden die formulieren op de computer moeten invullen een brug te ver is voor de vereniging van Fred44nl maar het gecontroleerd delen van informatie met Google Docs is een eitje.
@Fred44nl: je hoeft niet oud te zijn om niet met computers om te kunnen/willen gaan. Je hoeft ook niet jong te zijn om dat wel te kunnen/willen. Maar: er is niets zo mooi als een bevestigd vooroordeel!
jtk om 14:04, 20-01-2016Ik zie steeds meer bedrijven die daar hun klantencontacten mee automatiseren.
Maar dat maakt het nog niet legaal.... Zoals Feek al zei: het is in strijd met de web bescherming persoonsgegevens. Je mag persoonsgegevens niet zomaar exporteren buiten de EU. Er was ooit een "safe-harbour"-overeenkomst waardoor het wel zou mogen, maar die is een paar maanden geleden ongeldig verklaard.
Zeker als kleine vereniging kun je dat soort juridisch gedoe gewoon niet hebben. Dan heb je ook nog de kersverse wet omtrent meldplicht van datalekken en vrij forse boetes bij het niet melden ervan zou ik erg terughoudend zijn met de diverse cloud-oplossingen en dat alleen doen als je de beveiliging zelf onder controle hebt.
Gast
