Voor een stichting moet ik jaarlijks rond de 200 facturen versturen naar een vrij beperkt aantal opdrachtgevers. Maar de facturen zijn wel wisselend van inhoud. Ik doe dat nu met Word documenten maar dat is wat omslachtig. Op zoek dus naar een app die dat wat eenvoudiger kan maken tegen niet al te hoge kosten. Vrijwel alle apps die ik tot nu ben tegengekomen zijn gekoppeld aan een boekhoudprogramma en dat hoeft niet. Ze zijn daardoor vaak ook te zwaar uitgerust met van alles en nog wat. Wat moet het kunnen:

- eenvoudige opmaak; klein logo en de wettelijke vereisten
- automatische nummering, datering, betaaltermijn uiteraard
- btw is niet noodzakelijk; prijzen zijn inclusief btw (stichting is vrijgesteld)
- direct pdf + verzending per email
- ideal e.d. hoeft niet; meesturen van een betaalverzoek is wel handig maar niet noodzakelijk
- een ruim veld waarin een toelichting kan worden
- eigen contacten bestand

Wie heeft een tip? Bedankt alvast.

Apple Numbers?

Zo heb ik het jarenlang met mijn éénmanszaak ook gedaan.

Je hebt het programma al: Word. Gebruik een mailmerge met een Excel werkblad om de factuur gegevens in het Word bestand te prutsen en verstuur het via Word met Outlook.
Of: gebruik Pages en Numbers, druk de facturen af als pdf en verstuur de pdf via de app SerialMailer.

Daar zijn natuurlijk legio mogelijkheden voor, maar welke het beste past is persoonlijk.

Ik denk dat Filemaker Pro te duur is, maar die kan je wel helemaal naar je eigen hand zetten.

Misschien hier eens naar kijken: 🔗 Invoices 3. Doe dit wel in de app store, want invoices 3 komt ook (te) veel voor én dan niet van de officiële leverancier...

Als deze ook afvalt, zou ik de faktuur in Excel of in Numbers maken als sjabloon.

@nssa: invoices lijkt niet gek maar helaas geen probeer-versie; handleiding dus bestuderen
@hermanvdB en @orange: word+excel merge is vooral handig als je veel dezelfde facturen in één keer moet aanmaken (jaarcontributie bijvoorbeeld) en voor het versturen outlook in gebruik hebt (dan kan je ze direct in een mail zetten). Maar die 200 per jaar zijn verspreid over 10 maanden en ik gebruik geen outlook. Dan blijft het bewerkelijk.

Ik ga invoices nader bekijken.

En anders één van de vele gratis online opties, zoals deze?

@Night: Klopt, veel van gezien, maar heel veel daarvan blijken toch niet gratis en/of gekoppeld aan iets anders, meestal een boekhoudprogramma. Die van de link is ook een online boekhoudprogramma/betaalrekening. Ik ga het bekijken. Bedankt.

@Night: Klopt, veel van gezien, maar heel veel daarvan blijken toch niet gratis…

Inderdaad. Gratis versie max. 3 fakturen per maand + commissie op betalingen… Vaag verhaal lijkt meer een bank dan een software as a service… (SAAS)

Kijk eens naar app SubTotal van een Duitser.

@iSan: ziet er veelbelovend uit en een aantal dagen om te proberen.

Bedankt.

De app die @iSan heeft getipt voldoet op vrijwel alle punten aan mijn eisen.

Toch weer tegen iets aangelopen waar ik Apple soms om verfoei. De facturen-app Sub-Total heeft de mogelijkheid om de aangemaakte factuur als pdf direct in een mail te zetten. Dat wil zeggen: als je de Mail-app van Apple maar gebruikt. Dat doe ik dus niet om diverse redenen, ik gebruik eM-Client. De maker van Sub-Total heeft aangegeven dat die functie alleen werkt in combinatie met Mail van Apple vanwege restricties die Apple oplegt. Hij kan het niet oplossen dus. Niet onoverkomelijk maar wel irritant. Het komt wel meer voor: prachtige apps gemaakt voor macos die alleen maar vlekkeloos met andere apps kunnen samenwerken als die maar van Apple zelf zijn.

Bedankt, vraag is beantwoord.

Apple verfoeien omdat een handigheidje niet werkt met een niet-Apple app, tsja… Ik denk dat er goeie redenen zijn waarom Apple die restrictie heeft opgelegd in dit geval. Ik gok dat het iets met veiligheid te maken heeft .

Er moet toch wel een workaround te bedenken zijn om dit wel voor elkaar te krijgen middels een script o.i.d. Of toch de Apple Mail functie gebruiken maar alleen voor verzending, bijvoorbeeld.

@boing: het niet werken van dat handigheidje is, naar nu blijkt toch wat meer. Wat is het dan:

a. facturen moeten verstuurd worden, per mail is vrijwel in alle gevallen gebruikelijk
b. de app kan dus met één druk op de knop: de mail app openen, de factuur als bijlage er aan toevoegen. Mailadres staat er in inclusief een tekst. Verzenden en klaar: twee keer op een knop drukken.
c. maar niet als je Mail niet gebruikt. Dan moet je: de factuur apart opslaan (de app heeft een eigen database met facturen), de mail openen, de button bijlage toevoegen gebruiken, naar de betreffende map zoeken waar de factuur staat en deze aanklikken en weer terug.

Het zijn juist die handelingen bij c. die er voor zorgen dat een app net niet is wat het had kunnen zijn waardoor je denkt: laat maar zitten, zoveel verschil met wat ik nu moet doen is er ook weer niet en zeker niet € 20 waard.

En daarom blijf ik Apple verfoeien in voorkomende gevallen. En dat mantra over veiligheid ken ik inderdaad.

Overigens geldt hetzelfde voor Microsoft: diverse handelingen (delen van bestanden, samenvoegen in mailberichten) werken alleen maar als je Outlook gebruikt. Goed voorbeeld doet goed volgen kennelijk.

Er moet toch wel een workaround te bedenken zijn om dit wel voor elkaar te krijgen middels een script o.i.d…

Die zal er zeker zijn. Of een ShortCut maken, of exporteren / bewaren als PDF, of printen als PDF en dan in welk emailprogramma dan ook versturen.

En zoveel extra werk lijkt mij dat nu ook weer niet…

[Ik zie het probleem niet en zie ook niet wat er aan Apple Mail mankeert…]

@nnsa

De handelingen die je noemt zijn precies de handelingen die noodzakelijk zijn en het verschil maken tussen een vlekkeloos werkende app en eentje die dat niet is. Je kan natuurlijk een niet vlekkeloos werkende app altijd acceptabel vinden: het niet als een probleem zien. Dat is zo met alles wat niet vlekkeloos werkt; 'niet vlekkeloos  werken' als concept betekent per definitie dat je iets wél als een probleem ziet. 'Iets niet als een probleem zien' zit daarmee wat mij betreft in de categorie dooddoener.

Desondanks, discussie gesloten ik weet voldoende.

Nee hoor, laat het open, andere suggesties blijven welkom. Want ook ik hou mijn ogen en oren open. Ik weiger om over te gaan op abonnementsvorm van huidige factuurprogramma Grandtotal, ook uit Duitsland, maar als ik overstap op nieuwe Mac met Sillicon, moet ik wel. Dus daarom heb ik SubTotal gevonden. Ik moet er even aan wennen. Maar eenmalige aankoop van €20 is echt beter dan €99 per jàar!

En toch, okkehel, is het vrij logisch dat precies wat jij beschrijft alleen met Mail zelf kan. Er worden door SubTotal allerlei Apple frameworks gebruikt die dit gemak/deze automatisering voor elkaar krijgen. Uiteraard kan dat alleen met Apple Mail zelf, het zou vreemd zijn als Apple allerlei externe mailprogramma’s zou ondersteunen met zijn interne OS functionaliteit. En je kunt van SubTotal ook niet verwachten dat het tientallen andere mailprogramma’s ondersteunt. En dan nog zou het met jouw mailprogramma waarschijnlijk niet eens kunnen, want dat is niet ‘scriptable’ zo te zien. Kun je daar beter de schuld aan geven .

Ik snap de frustratie hoor, maar systeemtechnisch gezien heeft het niets met Apple te maken dat SubTotal niet met jouw favoriete mail app werkt.

En daarom blijf ik Apple verfoeien in voorkomende gevallen. En dat mantra over veiligheid ken ik inderdaad.

Apple verfoeien omdat 3rd party app A een bepaalde functie van 3rd party app B niet ondersteunt? Dat is raar, vind je zelf ook niet?

Een IMAP mailbox kun je middels verschillende mail apps benaderen, dus gebruik gewoon Apple Mail en het werkt.

Juist, dat bedoelde ik eerder ook. Gebruik Mail voor verzenden, als workaround.

'Iets niet als een probleem zien' zit daarmee wat mij betreft in de categorie dooddoener…

Bij mij barst het van de dooddoeners… 

Inderdaad. Opgelost!

eenvoudige excel: https://excel-boekhouden.nl prima voor paar facturen

 

Niet relevant hier, eoms, want TS zoekt geen database. Het gaat om een eenvoudige namenlijst. Geen groot relationeel model.

Daarbij is zelfs Teksteditor een database als de dataset maar klein genoeg is.