Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 14:12   
geplaatst door: sundance
Beste Maccers,

Sinds kort ben ik secretaris geworden van een stichting (vrijwilligersorganisatie).
De website en mail-account wordt door een vrijwilliger beheerd die mij geen eigen toegang tot de server kan geven. De beheerder heeft een forwarding ingesteld waardoor vanaf dat moment binnenkomende mails naar mij worden doorgestuurd. Ik heb geen toegang tot de historie. Dus van zaken die van voor mijn komst speelden kan ik niets terugzoeken.
Onhandig.

Ik wil voorstellen zijn account naar een host-provider van mijn keuze over te zetten.
Ben ik dan alle mails tot de verhuizing kwijt?

Wat adviseren jullie mij?

Groeten, Peter Jan (Sundance).
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 15:38    reactie #1
geplaatst door: nnsa
Ik zou bedanken om van zo'n amateuristische stichting Secretaris te willen zijn. Wat een onzin-verhaal, geen toegang kunnen krijgen tot de mail en de webserver. Webserver is nog discutabel, want als je geen webmaster bent heb je er niets te zoeken qua beheer. Maar dat een secretaris geen toegang heeft tot de mailserver en gearchiveerde mails, documenten en overige content is niet correct. En als die stichting staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel al helemaal niet. Je kunt je functie dus niet uitoefenen.

Het voorstel om 'zijn' account over te zetten naar een (host)provider zie ik weinig heil in, want dat werkt zo niet.
Je moet gewoon de inloggevens van het bestaande mailaccount krijgen om met dat account verder te kunnen gaan.

Denk ook even aan je aansprakelijkheid als bestuurslid.
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 16:32    reactie #2
geplaatst door: sundance
Bedankt voor je meedenken. Ik ben het op zich met je eens, maar de technische barrières waardoor ik niet bij de mails kan komen zijn mij onbekend. En ik ben idd geen webmaster en heb die ambitie ook niet. Dat mag die vrijwilliger blijven doen.
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 16:37    reactie #3
geplaatst door: nnsa
Maar de technische barrières waardoor ik niet bij de mails kan komen zijn mij onbekend.
Die hoef je als Secretaris ook helemaal niet te weten. Lijkt me meer onwil dan technische barrières. Of de hele infrastructuur van de Stichting is verkeerd opgezet (ooit). En mail forwarden ???, hoe ga je die namens de stichting beantwoorden ? en waar blijven dan de verzonden items ? Ga je die ook weer terug forwarden ???

Forwarden van email binnen een stichting is helemaal niet toegestaan van de AVG (privacy wetgeving). En als het een geregistreerde Stichting is, valt die ook onder de AVG.

Is het niet veel eenvoudiger om het emailadres van de Stichting te gebruiken of een nieuw emailadres aan te maken met secretariaat-xyz@huppeldepup.pnl ?
Bewerkt: 15 augustus 2022 - 16:51 door nnsa
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 17:20    reactie #4
geplaatst door: sundance
Ik heb naast mijn eigen e-mail-adres ook een gmail-account. Mij is uitgelegd hoe ik van daaruit mails kan versturen met gebruikmaking van de naam van de stichting. Nogal omslachtig, maar het werkt.

Dit is wat hij mij instrueerde toen ik secretaris werd en mails moet ontvangen en versturen.
Van mailgun had ik nog nooit gehoord.

"Ik gebruik een service die Mailgun heet om de emails door te sturen vanaf info@<stichting>.nl naar nu nog <naam> zijn emailadres. Als het goed is heb je een email ontvangen waarin gevraagd wordt om een bevestiging dat jij ook op die manier de mail kan ontvangen.
Zou je willen laten weten of die is aangekomen? Daarna kan ik de forwarding overzetten naar jouw mailadres en kunnen we wel even een testmailtje sturen om te checken of alles goed werkt.
 
Het verzenden als info@<stichting>.nl kan dan op de volgende manier met een gmail account (in de browserversie):
In Gmail ga je naar Instellingen > Accounts en imports en kies je voor ‘Nog een e-mailadres toevoegen’.
In het volgende scherm vul je je eigen naam en info@<stichting>.nl in, beschouwen als alias blijft aangevinkt.
 
Hierna vul je de volgende credentials in:
smtp.eu.mailgun.org
postmaster@<stichting>.nl
b5ef97f440ac9497c6bfdaa336d07a4d-360a0b2c

Als het goed is wordt er nu een bevestigingsmail verzonden naar info (en geforward naar je gmail) waar je het account kan verifieren.
Hierna moet het account staan bij het eerdere overzicht van ‘Accounts en imports’ bij ‘Mail verzenden als’.
Bij het opstellen van nieuwe berichten kan je dan kiezen vanuit welk emailadres je wilt verzenden."

iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 19:29    reactie #5
geplaatst door: nnsa
Bedankt voor je info, maar ik kan hier verder niets in adviseren, anders dan al gedaan. Wellicht heeft iemand anders nog een idee.
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 19:31    reactie #6
geplaatst door: okkehel
Mijn advies: ga in het bestuur van deze stichting eerst maar eens goed nadenken over de vraag bij wie van de leden van het bestuur welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden thuishoren. Trek daaruit conclusies mbt de faciliteiten en technische ondersteuning en richt die aldus in. Uit de vraag maak ik op dat op dit moment de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet in balans zijn als het gaat om de secretaris. Riskante situatie voor de secretaris in kwestie.
Gevolgen van veranderen host-provider
15 augustus 2022 - 19:37    reactie #7
geplaatst door: nnsa
Mijn advies: ga in het bestuur van deze stichting eerst maar eens goed nadenken over de vraag bij wie van de leden van het bestuur welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden thuishoren.
Goeie @Okkehel. Nog even theoretische en praktische aanvulling: zonder de benodigde bevoegdheden kan je je taak niet uitvoeren. Daar vallen ook gereedschappen onder.
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 09:13    reactie #8
geplaatst door: Hiker
Als de vrijwilliger de mail heeft ingesteld met een pop3 account dan is er misschien helemaal geen mail op de server en staan alle antwoorden ook alleen op zijn computer. Toegang tot de server heb je dan niets aan.
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 09:50    reactie #9
geplaatst door: sundance
Ik heb hem nogmaals gevraagd mij de inloggegevens te verlenen. Ben benieuwd!
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 17:29    reactie #10
geplaatst door: nnsa
Om wat meer bij je oorspronkelijke vraag te blijven (en als joker voor in je zak) kan je bij voortdurende problemen en/onwil vragen om de ontbrekende email / documenen aan je secretariaats emailadres compleet te maken met Emailchemy (verkrijgbaar voor o.a. mac en windows)

https://weirdkid.com/emailchemy/?gclid=Cj0KCQjwgO2XBhCaARIsANrW2X0Sn3Mf3o3fSrqjgTqZ2yY4dcEVWMGpqaE9ejOQueMwL-7lqu0VtWAaAgj3EALw_wcB
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 17:50    reactie #11
geplaatst door: MacWim
Inderdaad moet je als secretaris toegang kunnen hebben tot de mailserver, óf je moet weten wie dat wel heeft.
Wat bedoel je precies met 'een andere host-provider'? Het verhuizen van de website plus de mailvoorziening? Of alleen de mailverzendingen?

Mocht je willen verhuizen, dan is het goed om te weten dat niet elke hostingprovider mails wil forwarden naar gmail of hotmail; dit om te vermijden mogelijk als spammer te worden aangemerkt.
Mac mini 6.1, i5, 8 GB | MBA 6.2 | iPhone 12 mini | iPad 2017 cellular | iPod touch 2009 | Apple TV 3
Bouw websites en -shops, webteksten, beeldbewerking met Pixelmator Pro. interlijn.nl
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 18:42    reactie #12
geplaatst door: sundance
Ikzelf zit met mijn Wordpress-website -waar ik weinig mee doe- en email op bHosted (https://www.bhosted.nl). Ik ben daar heel tevreden over. Ik betaal voor 2 domeinnamen, web- en email-hosting 36 euro ex BTW per jaar. Prima helpdesk (ik ben nog steeds een leek).  Ik overweeg alles van de stichting onder te brengen bij bHosted en bestuursleden en webmaster toegang te geven. De stichting is klein met 4 bestuursleden (goede doelen stichting; de bestuursleden werken onbezoldigd).
Ik wil alleen zeker zijn dat oude mails mee kunnen.
Vermoedelijk kan dat met emailchemy (tip van nnsa). Ik heb die website bekeken, maar het ziet ernaar uit dat je niet eenmalig emails kunt exporteren en daar eenmalig voor betaalt. Daarom denk ik aan een dump van de server waar nu alles op staat.
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 18:58    reactie #13
geplaatst door: nnsa
Waar wordt de huidige website van de stichting gehost ? en bij die domeinnaam zullen ook wel één of meerdere emailadressen (kunnen) horen.

Van de ene provider naar de andere provider overzetten kan natuurlijk wel, maar geeft een hoop gedoe. Zeker als het geen Wordpress is. Ook zitten er allerlei toestemmingen aan het overzetten van de domeinnaam (verhuizen Mx-record).
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 19:28    reactie #14
geplaatst door: MacWim
Als je toch overweegt te verhuizen, kijk ook eens bij https://vimexx.nl
Je kunt daarheen je mail in ene keer overzetten. Goed en voordelig. Nadeel: ze forwarden niet naar gmail of hotmail.
Mac mini 6.1, i5, 8 GB | MBA 6.2 | iPhone 12 mini | iPad 2017 cellular | iPod touch 2009 | Apple TV 3
Bouw websites en -shops, webteksten, beeldbewerking met Pixelmator Pro. interlijn.nl
Gevolgen van veranderen host-provider
16 augustus 2022 - 23:06    reactie #15
geplaatst door: sundance
Wie de provider is van de stichting is me niet bekend. Misschien staat het op zijn eigen server.

Ik heb nog geen reactie op mijn vraag of ik rechtstreeks toegang tot de mailserver kan krijgen. Hij is geen bestuurslid maar een vrijwilliger die een v.d. bestuursleden kent.

Bedankt voor de tip, MacWim.
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 08:47    reactie #16
geplaatst door: Hiker
Ik heb nog geen reactie op mijn vraag of ik rechtstreeks toegang tot de mailserver kan krijgen. Hij is geen bestuurslid maar een vrijwilliger die een v.d. bestuursleden kent.
Dat antwoord kan alleen het bestuur geven. Technisch is het geen probleem, je hebt de inloggegevens van de mail nodig.
Maar als er geen mail op de server staat (zie eerder) dan zal je de oude mails dus nog niet terug kunnen vinden.
Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 09:16    reactie #17
geplaatst door: Bavinkel
Mijn reactie is een beetje offtopic, en ook al eerder aangekaart, maar ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk  het is om als vereniging of bestuur zelf alle touwtjes in handen te hebben, kwa hosting, website, e-mail, server, data...

Dat van die vrijwilliger is heel lief van 'em, en ongetwijfeld te goeder trouw, maar geef hem een bos bloemen en een kusje van de voorzitter en haal dat hele hostinggedoe bij 'em weg. Ook beter voor 'em zelf.

Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 10:51    reactie #18
geplaatst door: sundance
Helemaal met je eens, Bavinkel.
Ik ga daar nog eens op aandringen.
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 13:09    reactie #19
geplaatst door: MacWim
Als je wilt weten waar de site gehost is, kun je dat makkelijk checken bij bijvoorbeeld https://www.sidn.nl/
Mac mini 6.1, i5, 8 GB | MBA 6.2 | iPhone 12 mini | iPad 2017 cellular | iPod touch 2009 | Apple TV 3
Bouw websites en -shops, webteksten, beeldbewerking met Pixelmator Pro. interlijn.nl
Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 17:15    reactie #20
geplaatst door: puk1980
Als je wilt weten waar de site gehost is, ... https://www.sidn.nl/

Ha ha. Die beschikbare domeinnamen suggesties zijn leuk. :smile:
Certified Terminal Guru.
Gevolgen van veranderen host-provider
17 augustus 2022 - 18:27    reactie #21
geplaatst door: pjottervmr
Ik heb 3 jaar terug net zoiets meegemaakt toen ik gevraagd werd in een flinke vereniging. Wat bleek de website stond bij strato en de domein naam stond bij een particulier geregistreerd die al 3 jaar dood was. Niemand hield de website bij en de email die kon niemand meer benaderen nadat de secretaris ook plotseling kwam te overlijden en niemand wist hoe het zat. Heeft me 2 weken gekost en met behulp van een provider en een geforceerde verhuizing konden we alles opnieuw installeren. Vervolgens alle info digitaal opgeslagen en een printje in de map van de secretaris zodat wat eer ook gebeurd dit terug te vinden is.
Terug komend op de TS, op zich geen probleem dat je niets weet als je maar wel bij de email kan en kunt kijken op de map server (inderdaad te hopen dat het niet pop3 is ingesteld :-) ).
Als het goed is zou je de inloggegevens voor de mailbox moeten krijgen en nogmaals als het ingesteld is als map server is er niets aan de hand en krijg je alle mails te zien. Zou nooit forwarden omdat je dan alleen de nieuwe emails krijgt te zien en je zult alle emails moeten kunnen raadplegen.
Omdat ik denk dat je niet erg veel weet op dit gebied raad ik je wel aan voorzichtig te zijn met alles. Ik zou als beheerder namelijk meteen aangeven dat zodra jij alles kunt bekijken jij ook verantwoordelijk bent voor het beheer van de emails.

Gevolgen van veranderen host-provider
19 augustus 2022 - 14:22    reactie #22
geplaatst door: sundance
Bedankt voor de tips. De provider is mijndomein en het domein van de stichting staat op naam van de huidige beheerder. Hij heeft nog niet op mijn verzoek gereageerd. Vakantie?

Wat een bizar verhaal, pjottervmr. En dat je ondanks de overleden personen bij de gegevens kon komen, is wel een geslaagde actie geweest. Had je overlijdensaktes nodig van die personen? Gelukkig is 'mijn' beheerder nog in leven. Maar dat maakt het proces niet makkelijker, naar het schijnt ;-)
iPad 2021, iMac 2017 3.4 GHz (Monterey) en MacBook Pro 14 inch 2021 (Monterey), iPhone 12 mini
Gevolgen van veranderen host-provider
20 augustus 2022 - 11:41    reactie #23
geplaatst door: pjottervmr
Bedankt voor de tips. De provider is mijndomein en het domein van de stichting staat op naam van de huidige beheerder. Hij heeft nog niet op mijn verzoek gereageerd. Vakantie?

Wat een bizar verhaal, pjottervmr. En dat je ondanks de overleden personen bij de gegevens kon komen, is wel een geslaagde actie geweest. Had je overlijdensaktes nodig van die personen? Gelukkig is 'mijn' beheerder nog in leven. Maar dat maakt het proces niet makkelijker, naar het schijnt ;-)
Strato wilde niet meewerken ondanks het feit dat het domijn op de vereniging stond. Moest inderdaad een overlijdings certificaat overdragen volgens hun (wat natuurlijk niet kan hij was geen eigenaar) Gaf aan dat dit niet nodig was omdat de domijn op naam van de vereniging stond :-) alleen administratie adres was van de overledenen. Ik kreeg ook geeen toegang tot de site omdat dus die contact persoon die overleden was moest tekenen of telefonisch contact met strato moest opnemen.Ondanks diverse copie's van KvK bleven ze volhouden dat ik een bewijs moest leveren of dat de administraeur dit moest tekenen (die dus overleden was). Dit bleef doorgaan waarbij ik aangaf dat onze lieve heer de administratuer geen toegang gaf voor een telefoon gesprek en ook de helpdesk die ik tenslotte aangaf dat ik geen copie van de KVK meer stuurde omdat ze inmiddels het kantoor bij hun er vol van konden hangen.....
Ik bleef bij strato in een circeltje draaien en telefonisch kwam ik maar niet hoger in de organisatie die beslissingen mag nemen.

Uiteindelijk via een profider gelukt omdat het een NL domein naam was en via een geforceerde overstap gelukt :-)  ALs dus de vereniging staat ingeschreven in KvK zet dan ook de naam van het domijn op die Kvk met een administratie adres. Op die manier kun je met bewijs van inschrijving KvK de domijn naam opvragen tzt