Ik vrees dat ik iets wil wat niet mogelijk is, maar ik kan maar proberen, hé...

Het probleem dat ik heb is dat mij Entourage - Sent items-box een beetje groot dreigt te worden. Aangezien ik in de grafische sector werk en constant pdf-proeven naar klanten stuur lopen de Megabytes hoog op. Om edministratieve redenen wil ik de mails een maand bewaren mét bijlage, en een jaar bewaren zonder bijlage (om de grootte van de mailbox binnen de perken te houden, maar om toch nog op terug te kunnen vallen). Snappie?

De vraag is dus: zou je dit proces (na een maand bijlage wegflikkeren, na een jaar de hele mail) kunnen automatiseren? Want met zoveel mails per dag vind ik dit een rotjob om handmatig te doen...

Elke tip is welkom...

Wat ik doe met enige regelmaat is:
- alle mailtjes (of een deel) selecteren
- in het menu kiezen voor save all attachments
- in het menu kiezen voor remove all attachments
- backupje branden van saved attachments
- backupje archiveren mbv CDFinder

In Entourage blijft bij de mails staan welke attachment eraan zat en wanneer deze verwijderd is. Indien nodig is deze dan makkelijk op te zoeken in CDFinder. Zo blijft je Entourage database lekker compact maar wel compleet. Voor de zekerheid maak ik hier dan ook regelmatig een backup van, bij voorkeur ná het verwijderen van de attachments.

Dat is al een zeer bruikbare tip...
Thanks.

Hoi,  ik ben zelf niet zo thuis in Entourage maar na even kijken zag ik wel dat de ingrediënten aanwezig zijn:
- met Tools / Rules kan je bijlagen laten verwijderen onder bepaalde voorwaarden
- met Tools / Schedules kan je periodiek berichten verwijderen of andere operaties (zelfs Applescripts) uitvoeren
Misschien dat een slimme opzet met aparte mappen de combinatie van beide mogelijk maakt.

Niet de oplossing maar misschien helpt het.

Sprinkhaan om 18:22, 12-04-2006
(na een maand bijlage wegflikkeren, na een jaar de hele mail) kunnen automatiseren? Want met zoveel mails per dag vind ik dit een rotjob om handmatig te doen...

Je moet wel een verdomd groot bureau hebben wil je meer dan een handvol van die pdf's per dag versturen, dus zoveel moeite kan het niet zijn.

Verder lijkt het me uiterst prettig om die pdf gewoon bij de job zelf te bewaren en te archiveren. Er zijn opdrachtgevers zat die pas beginnen te klagen op het moment dat jij begint te bellen of ze de rekening eindelijk eens willen betalen. Tegen die tijd is die maand al lang en breed voorbij en heb je wel behoefte aan bewijsmateriaal. Heeft als bijkomend voordeel dat je die pdf verder niet meer in je mail hoeft te bewaren en daar dus zelfs direct kunt verwijderen.