Ben bezig om documenten (zoals brieven van verzekering, belasting, jaaropgaven enz,enz) te digitaliseren.
Nu is mijn vraag of jullie tips hebben hoe dit bewaren. Bewaren jullie dit in mappen, b.v belasting>jaar of gebruiken jullie hier software voor. Zo ja welke.
Het geheel moet wel toekomst bestendig zijn.
Een optie zou kunnen zijn alles in ‘notities’ op te slaan. Heeft de mogelijkheid om noties van een wachtwoord te voorzien. Eventueel nadeel zou kunnen zijn dat alles in de ‘cloud’ wordt bewaard.

Eerdere topics met nuttige informatie:

https://www.macfreak.nl/vragen-algemeen/wat-is-jullie-bestandsbeheer-systeem/

https://www.macfreak.nl/macos-en-osx/paperless-thuisadministratie-hoe-aan-te-pakken/

https://www.macfreak.nl/macos-en-osx/devonthink-beginnen-gebruiken/

https://www.macfreak.nl/tips-nieuwtjes-mededelingen/voor-wie-meer-wil-weten-over-devonthink-pro/

https://www.takecontrolbooks.com/paperless-office/

Gedigitaliseerde documenten bewaar ik in mappen én/of in DevonThink Pro. Vertrouwelijke documenten worden van wachtwoord voorzien en staan niet in de Cloud.

Een hulpmiddel is een goed PDF programma, zoals PDF Expert.

Een ander hulpmiddel is een goede (feedsheet) scanner (ScanSnap van Fujitsu).

Gewoon op server, veelal als PDF's of Excel.
Onderverdeeld met Belastingen / Zorg / Verzekeringen / etc. en dan in submapjes inderdaad beginnend met jaartal yyyy/mm/dd

Niks in cloud (dropbox, Gdrive etc)

Tijdelijke reisdocumenten oid. wel in mapje via iCloud in Bestanden, dan kan ik er zo op tijdens reis.

@Puk1980. Bedankt voor het leesvoer. Ga voor het gewoon opslaan in mappen. Heb inmiddels gevonden hoe je complete mappen kan beveiligen met een wachtwoord.
@iSan. Ga dan voor de naam van het bestand jjjj/mmm/dd_naam instantie_inhoud aanhouden.
@nnsa Voor het pdf programma ben ik proefversies aan het proberen. Pdf expert €170 in het engels en Pdf reader €80 in nederlands. Beide vind ik redelijk aan de prijs voor de weinigen documenten waar het om gaat. Dus eens kijken of ik dit echt nodig heb.
 Devonthink is voor mijn doel niet nodig.

knip
Voor het pdf programma ben ik proefversies aan het proberen. Pdf expert €170 in het engels en Pdf reader €80 in nederlands. Beide vind ik redelijk aan de prijs voor de weinigen documenten waar het om gaat. Dus eens kijken of ik dit echt nodig heb.
knip

Een PDF programma? wat is daar het extra voordeel van tov bv het standaard programma voorvertoning?
Ik scan mijn documenten die vervolgens in voorvertoning worden geopend en die sla ik op als PDF.
 

@pjottervmr: bij digitaliseren van documenten komt een goed PDF (Editor) programma van pas, als je de gescande PDF’s nog wil bewerken, notities toevoegen, bladzijden toevoegen, verwijderen, verplaatsen, wachtwoord er op etc. Als Voorvertoning volstaat, geen geld uitgeven, Als Voorvertoning te kort schiet, kies dan een betere PDF Editor.

Een ander belangrijk aandachtspunt is een methode te ontwikkelen / gebruiken om gedigitaliseerde documenten (snel) terug te kunnen vinden, als de bibliotheek groeit.

Tip > NeoFinder

https://www.cdfinder.de/

Omwille van de bestendigheid naar de toekomst toe probeer ik de mogeljikheden die Apple zelf heeft zoveel mogelijk te omarmen. En dus scan ik via Fotolader en zet alles in pdf-formaat. Via Voorvertoning kan je ze openen.
Hoe ik een factuur benoem? bv macfreak fact 240126 (JJ/MM/DDD). Door de letters zo te plaatsen krijg je binnen een map een goede ‘alfabetische’ orde.
Opdat ik op diverse locaties aan mijn bestanden wil, plaats ik alles in de iCloudDrive. Bewust, omwille van de privacy (what’s in a name), zet ik die niet bij Google, of andere Cloud-aanbieders.
Ik heb dus mappen ‘boekhouding 23’, ‘boekhouding 24’ en zo. In elk jaar heb ik weer de terugkerende mappen als ‘facturen’, ‘belastingen’, ‘verzekeringen’, ‘rekeninguittreksels’, enz..
Uiteraard past niet alles in de map ‘boekhouding’, daarom dat ik er nog andere heb.

Hoe ik een factuur benoem? bv macfreak fact 240126 (JJ/MM/DDD). Door de letters zo te plaatsen krijg je binnen een map een goede ‘alfabetische’ orde…

Prima bezig zo.

Een consistente benaming van bestanden kan heel handig zijn bij het terugzoeken.

Bij mij zou de benaming zijn: 240126 IN MacFreak 2412345

Die twee hoofdletters IN voor inkoopnota, BR voor brief, OF voor offerte, OR voor orderbevestiging etc. zijn handig bij een zoek opdracht.

@nnsa... Aan de hand van jouw ideeën zet je me verder aan het nadenken om mijn administratie nog wat te 'fine tunen'. Thx.

...als je de gescande PDF’s nog wil bewerken, notities toevoegen, bladzijden toevoegen, verwijderen, verplaatsen, wachtwoord er op etc.

Ik wil niks afdoen aan de noodzaak die men kan voelen om een programma met meer (PDF) mogelijkheden te gebruiken, maar de hier genoemde acties kun je iig ook met Apple's Voorvertoning uitvoeren.

Ik wil niks afdoen aan de noodzaak die men kan voelen om een programma met meer (PDF) mogelijkheden te gebruiken…

Eens, maar er ontbrak nog iets aan de Quote:

(Pas) Als Voorvertoning te kort schiet, kies dan een betere PDF Editor.

https://pdfexpert.com/blog/why-pdf-expert-is-way-better-than-preview

Inderdaad, het hangt ervan af hoe vaak je het nodig hebt. Voor mijn gebruik vind ik € 85 per jaar teveel. Ik heb genoeg aan Voorvertoning en om PDF-bestanden te OCR-en of te optimaliseren gebruik ik opensource programma's, geïnstalleerd dmv. Homebrew.

Om PDF-bestanden te OCR-en of te optimaliseren gebruik ik opensource programma's, geïnstalleerd dmv. Homebrew.

Ja, dat is wellicht zelfs een eigen topic waard, met welke programma's je dat dan doet. Homebrew is overigens niet voor iedere MacFreak geschikt, bleek uit eerdere topics.

https://www.macfreak.nl/tips-nieuwtjes-mededelingen/homebrew-3-0-is-uit/

https://www.macfreak.nl/tips-nieuwtjes-mededelingen/tip-ncdu-disk-usage-analyzer/