Hoi allen,

Door de jaren heen heeft mijn afdeling aardig wat bestanden bij elkaar verzamelt (Op dit moment ca. 40.000). Na verloop van tijd wordt het lastig het overzicht te bewaren en ben je lang bezig om een document te zoeken of vind je het document helemaal niet meer terug.

Ik gok dat meerdere bedrijven hier last van hebben. Ik ben benieuwd wat een goede filosofie is wat betreft de indeling van die mappen. Hierbij valt de denken aan Hoe kies ik de juiste naam?, hoeveel mappen mag een gebruiker in één keer zien, wanneer moet ik indelen op naam, datum, project, locatie, verantwoordelijke. In het verleden is er het e.e.a. geprobeerd om het probleem op te lossen door mappen te nummeren en deze nummers in een excelsheet op te slaan. Of bestanden aanmaken met linkjes naar andere mappen.

Het gaat hier over een gezamelijk gedeelde netwerkschijf tussen ongeveer 5 collega's. Iedereen werkt hier voornamelijk met Windows. Dus specifieke Apple Tags e.d. zal hier niet werken.

kortom heeft iemand hier een goede oplossing voor?

Niet Apple specifieke tags? Een hoop werk om dat allemaal te rubriceren.

Misschien was ik niet direct helder. Wat ik bedoel is dat het gebruik van Tags zoals wij dat kennen binnen Apple niet mogelijk. Aangezien iedereen Windows gebruikt zijn de Windows Keywords wel mogelijk.

Er zijn genoeg vragen om wat meer inzicht te krijgen in wat jullie doen en willen.
Zijn het tekst-, tekening- of fotobestanden? Zijn ze gekoppeld aan een projectnummer? Hebben die 40.000 bestanden logische documentnamen? Zijn het basisbestanden die opnieuw bewerkt moeten worden? Hoe vaak per uur/dag/week/maand zoek je een bestand? Werken jullie met een projectadmistratiesysteem?
Hoe zou je willen werken? Wat lijkt jou een logische oplossing. Hoeveel willen jullie inversteren in een passende oplossing?

Wij werken ook met veel bestanden op het werk.
Elk project heeft zijn eigen unieke nummer en wordt in een excel totaalbestand bijgehouden.
Als ik iets moet hebben ga ik naar dit bestand en klik ik erop (hyperlink) en kom in de juiste map terecht.
In deze map hebben we een duidelijke submappen structuur van offerte, dwg, mail etc.
Misschien kun je er iets mee.

Lastig om zonder inventarisatie en systeemanalyse even een goed advies te formuleren. Toch een poging, zonder reclame te willen maken: kies een cloud storage service met een goede zoekmachine. Voor zo'n €10 per gebruiker per maand krijg je veel of heel veel opslagruimte, zoek je op naam of inhoud van documenten en je hebt geen zorgen omtrent beheer in eigen huis en back-up en 't werkt voor alle client OS versies. En, als je het geluk hebt met een OS X systeem te werken, kun je ook nog Apple tags aan files in de cloud hangen voor nog sneller zoeken.

Oplossingen waarbij je een Excel sheet (of database) gebruikt voor document-registratie hebben het nadeel dat een klein foutje in de registratie leidt tot kostbare zoekacties en reparaties. Het (laten) ontwikkelen (en onderhouden) van een applicatie voor documentbeheer specifiek voor je bedrijf/afdeling is, met een volume van enkele 10,000en documenten, qua kosten niet te rechtvaardigen.