@Hajonides,
Misschien is het een optie om het vanuit een andere perspectief te benaderen. Je probeert nu namelijk een online tool te vinden met X mogelijkheden, mogelijkheden die jullie nu waarschijnlijk ook al gebruiken en die goed werken maar het enige probleem is dat ze offline werken en OS afhankelijk zijn waardoor uitwisselen van bestanden niet eenvoudig gaat.
Het meest logische wat je dan doet is een online
(in de browser type) -dienst zoeken die AL die mogelijkheden bevat en het liefst ook nog op hetzelfde niveau. Dat is gewoon een onmogelijke opgave want Dropbox is niet voor niets Dropbox als het aankomt op cloudbestandjes en dienst X is steengoed in nieuwsbrieven en dienst Y in contacten. Zo gaat dat maar door, wat je eigenlijk zoekt is een app of dienst die al deze 'allerbeste' diensten kan samenvoegen zodat jullie met een groepje daar samen gebruik van kunnen maken. Je hoeft vaker de diensten die je nu gebruikt niet te vervangen maar je moet alleen een makkelijke manier vinden om er mee samen te werken en eventuele documenten uit te wisselen.
Kijk eens naar
Slack.
Deze service is gratis voor kleinere teams met een aantal beperkingen. Je kunt op het gratis account maximaal 10 integraties activeren en je zoekindex (Spotlight) gaat maar 10.000 'laatste berichten diep' - goed dat zijn dingen waar je als kleine vereniging vaak wel omheen kunt werken. Als je iets zoekt dan 10.000 berichten diep zit dan kun je het vaak ook gewoon opnieuw aan iemand vragen.
Stel je zou afspreken dat jullie standaard Slack gebruiken voor alle communicatie tussen de leden die iets doen voor de verengingen dan hoef je alleen maar integraties te activeren en kan iedereen meekijken. De leden-leden die alleen lid zijn hoeven natuurlijk geen Slack te gebruiken, enkel de mensen van de verenging die de handen uit de mouwen stropen.
Als je de beste diensten die er bestaan
(ja, vaak zijn dat onlinediensten), zou gebruiken dan kun je voor heel erg weinig (en in het begin zelfs voor niets) heel erg veel dingen doen op een niveau waar iedereen van denkt. Potverdorie, die gast heeft er verstand van, da's geen koekenbakker terwijl het enige dat jij doet is eigenlijk de beste diensten gebruiken die er bestaan en ze samenbrengen.
Ik denk aan:
-
Mailchimp voor nieuwsbrieven.
Gratis tot 2000 subscribers en 12.000 mailtjes per maand. Met zo'n 300 betalende leden in je jullie vereniging, en uitgaande dat niet iedereen op de nieuwsbrief wilt staan .... moet dat denk ik wel voldoende zijn wekelijks of elke twee weken een nieuwsbrief te verzenden. Er is geen betere dan Maiilchimp als het om nieuwsbrieven gaat.
- Contacten beheren van de leden is even iets dat ik moet overslaan. Daar heb ik geen ervaring mee maar ik kan mijn wel voorstellen dat zoiets in een simpel Excel bestand goed te beheren is.
Als je het bestandje dan gaat delen over het internet kunnen jullie afspreken dat jullie het eerst door
Encrypto heen halen. Deze app is ook gratis Windows en Mac. Dit geeft denk ik ook een veilig gevoel voor jullie leden en kunnen jullie ook communiceren zodat er geen misverstanden ontstaan, hoe jullie met gegevens omgaan.
-
Dropbox zouden jullie kunnen gebruiken als jullie ooit bestanden moeten delen. Standaard account is 2GB maar als je online zoekt kun je vaak voor 5,- dit standaard account laten opwaarderen naar 18GB of zoiets. Dat moet meer dan voldoende zijn voor een vereniging of stichting.
-
Netlify zouden jullie kunnen gebruiken om eenvoudig een webpagina online te zetten zodat mensen zich kunnen aanmelden op jullie nieuwsbrief
OF een pagina met daarop jullie algemene voorwaarden, AVG gedoe en dat soort dingen. Schrik niet van de prijzen maar dat is enkel voor serieuze websites met allerlei features die sowieso boven jullie petje gaan. Ik heb voor ongeveer 6 bedrijven een website gemaakt die ik voor hen host op Netlify, hun jaarlijkse hostingkosten is 0,- ze betalen enkel nog hun domeinnaam. En het ergste is, je krijgt webhosting van het kaliber waar ze bij reuzen als TransIP van gaan huilen omdat zij dit niveau niet eens kunnen leveren voor 10,- per maand.
Hoe dat werkt voor de simpele mensen onder ons, die mogelijk met een iWeb -achtige app een website willen maken. !? 😉
-
Zapier is de beste dienst die bestaat om workflows te automatiseren. De Opdrachten app op je iOS device-je kan zeg maar 2% van wat Zapier kan doen. Als je de beste diensten gebruikt die er bestaan dan heeft Zapier er echt wel een integratie voor. Ook deze dienst heeft net als Mailchimp een gratis versie met enkele beperkingen maar die beperkingen zullen niet mega in de weg zitten wanneer je het als vereniging gebruikt. Ik zou Zapier zeg maar centraal houden tussen al jullie diensten. Doet iemand iets op plaats X dan kan Zapier iets andere doen op plaats Y. Al is het maar een notificatie sturen. Let wel op: een van de beperkingen van het gratis account is dat al je taken maar eens per 5min. (uit mijn hoofd) uitvoert en dat je maar twee stappen kunnen zetten en dus niet 7 of 8 dingen tegelijk doen.
Het mooie van Zapier is dat als je in de Extensies gaat rondneuzen wat er allemaal mogelijk is, dan zie je vaak nieuwe diensten waar je nog nooit van hebt gehoord. Op die manier ontdek je dan mogelijk weer een stukje software waar je niet eens van wist dat het bestond maar dat je wel al heel lang zocht.
Ik bedoel, wat hierboven staat is enkel een mogelijkheid hoe je het zou kunnen opzetten, en als iedereen één onderdeel voor zijn/haar rekening neemt komt het ook niet allemaal op de schouders van één individu te liggen. Als Slack centraal staat qua communicatie kunnen jullie ook veel beter feedback geven op elkaar en hoef je niet meer te wachten totdat Henkie of Annie eens tijd heeft om zijn/haar mailtjes te lezen en daarnaast nog eens hun ding gaan doen. Vaak kun je vanuit Slack al andere diensten aansturen of iets doen in app X of Y vanwege de integratie.
Door enkel serieuze diensten en software te gebruiken + ze samen te brengen via API integraties kun je straks dingen doen die zo makkelijk gaan lijken dat je je gaat afvragen hoe je hetzelfde ooit zonder dit soort diensten hebt gedaan. Kijk naar mijn voorbeeld. Volgens mij heb ik alleen 5,- genoemd om Dropbox te upgraden, de rest is allemaal gratis.