Ik beheer zelf ook een intranet (deel-) site van een rijksoverheidsonderdeel.
Ik kan onder meer zien hoe vaak er gebruik gemaakt wordt van de site. Ik heb ook al eens aangegeven naar leidinggevenden om de site meer aantrekkelijk te maken door middel van diverse leuke dingetjes. De eractie is steeds dat de intranetsite functioneel moet blijven, het mag (zou niet mogen) ontaarden in een frivole "bende" waarbij de kern (informatie) ondergesneeuwd dreigt te worden. Zelfs de optie om het eens te proberen was onbespreekbaar.
Wat ik er nu zelf aan doe is zorgen dat er regelmatig actuele content bij komt, zoals nieuwsberichten, verwijzingen naar internetartikelen elders. Verder zorg ik er voor dat algemene informatie niet meer op een centrale harde schijf staat (trouwens ook lastiger zoeken) maar op de intranetsite wordt geplaatst. Denk aan verslagen, presentaties, agenda's, en "producten". Overigens is heel de intranet zo ingericht dat die functionaliteit bij ons eenvoudig te implementeren is (o.a. een CMS).
Tot slot vraag ik regelmatig de leidinggevenden informatie ter terugkoppeling uit bijvoorbeeld een stafoverleg, zodat ik die kan gebruiken in een nieuwsbrief. In die nieuwsbrief geef ik alleen de hoofdpunten weer, of een inleiding, zodat de rest "moet" worden nagelzen op intranet.
Na de verspreiding van een nieuwsbrief zie ik altijd een grote sprong de lucht in van het bezoekersaantal, een teken dat het werkt.
Verder wordt het intranet nu meer gestimuleerd door leidinggevenden, door in diverse "werkgroepen" regelmatig te verzoeken de informatie aan te leveren en/of zelf te plaatsen op intranet, om zo grotere bekendheid te geven dan alleen aan de betreffende werkgroep. Ook dat gaat nu steeds beter werken.
Ik denk dat op deze manier het bindende effect van onze intranetsite redelijk werkt. Al zijn er altijd momenten van veel bezoek en weinig bezoek, men weet steeds vaker de weg naar de informatie te vinden en het blijft functioneel. Ik denk dat als je de mensen een reden cq noodzaak geeft om het intranet te gebruiken, er meer gebruik van wordt gemaakt. Door afleidende "fun" en dergelijke wordt op gegeven moment het intranet misschien niet meer gebruikt waar het echt voor bedoeld is.