Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in
geplaatst: 14 januari 2019 - 12:56
https://www.macfreak.nl/modules/news/images/Trash-icoon.jpg
Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in
Alsnog de beste wensen! Het nieuwe jaar is alweer een tijdje geleden begonnen. Zo’n jaarwisseling brengt voor veel van ons altijd wat extra taken met zich mee. De laatste BTW aangifte van het jaar, het opmaken van de jaarrekening of de voorraad inventariseren bijvoorbeeld.

Ook digitaal is het handig om één en ander af te sluiten en/of met een schone lei te beginnen. In dit artikel geef ik je tips om het oude jaar digitaal af te sluiten en met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in te gaan.

https://www.passionsupport.nl/wp-content/uploads/2018/01/NewYear.png
Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in


Controleer of maak een nieuwe back-up
Maak je automatisch een Time Machine back-up? Controleer dan of deze nog up to date is. Soms wordt het proces ongemerkt afgebroken of heb je het bericht dat er iets niet goed gaat al een paar weggeklikt en ben je het inmiddels vergeten. Het begin van het nieuwe jaar is hét moment om dit aan te pakken. In alle gevallen adviseren wij back-ups te maken op basis van de gouden 3-2-1 regel. Wordt jouw Mac niet automatisch geback-upt, bedenk je dan wat je allemaal kwijt zou zijn als je Mac het begeeft en hoeveel tijd het zou kosten dit weer te herstellen. Misschien voor jou een goed voornemen voor 2018 om wél een back-up te maken?

https://www.passionsupport.nl/wp-content/uploads/2016/12/timemachine-icon-500x500.png
Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in


Exporteer je afspraken van het afgelopen jaar
Naast de reguliere back-up van de hele Mac kan het ook verstandig zijn om nog een aantal losse items weg te zetten aan het einde van het jaar. Zo exporteer ik altijd mijn zakelijke agenda en sla dit bestand ergens apart op. Dit is vooral handig als je bijvoorbeeld aan het urencriterium moet voldoen en dit moet kunnen overhandigen aan de belastingdienst.

Exporteer een agenda door in de Apple Agenda op je Mac Archief > Druk af… te kiezen. Hier kun je verschillende overzichten uitdraaien of bewaren als PDF (zie afbeelding). Je kunt ook een export maken van het .ics bestand via Archief > Exporteer. Deze zou je eventueel weer kunnen importeren als je complete agenda verdwenen is of moet worden overgezet naar een andere account of Mac.

https://www.passionsupport.nl/wp-content/uploads/2018/01/Schermafbeelding-2018-01-02-om-16.02.30.png
Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in


Maak een losse back-up van je contacten
Zeker als je adresboek synchroniseert via bijvoorbeeld iCloud is het slim zo nu en dan je contacten te exporteren en deze file ergens veilig op te slaan. Mocht er iets misgaan met je iCloud account of je per ongeluk adressen hebben verwijderd kun je via deze manier altijd terug naar de oude situatie. Tegenwoordig kun je ook een eerdere versie terugzetten via iCloud.com, maar dit is niet altijd afdoende.

Daarom exporteer ik mijn contacten altijd aan het einde van het jaar en zet deze file ergens lokaal weg. Dit staat dan dus helemaal los van mijn online account(s). Ga hiervoor naar Alle Contacten en kies dan voor Archief > Exporteer. Deze V-card kun je overal opslaan en ook weer importeren in alle standaard adresboeken, mocht het nodig zijn.

Download digitale afschriften
Als laatste kan het nog verstandig zijn je zakelijke banktransacties te exporten. Tegenwoordig krijg je bijna geen papieren overzichten meer en kun je online je afschriften downloaden. Als je dit per jaar doet weet je zeker dat ze nog benaderbaar zijn via je online bankomgeving en heb je alles netjes bij elkaar. Vergeet niet, als je meerdere rekeningen hebt, van alle rekeningen de afschriften te downloaden.

Mail opschonen
Een uitgelezen moment om je mails op te schonen is het begin van een nieuw jaar. Een aantal van onze klanten weet het voor elkaar te krijgen altijd een lege inbox te hebben (door mails direct te verplaatsen naar een map, te behandelen of weg te gooien), maar die discipline heeft natuurlijk niet iedereen. Aan het einde/begin van het jaar de boel een flinke opschoonbeurt geven is dus zeker geen gek idee. Maak wel altijd een back-up van je Mac voordat je mails gaat opruimen.

https://www.passionsupport.nl/wp-content/uploads/2018/01/mbox-icon-100469763-large.jpg
Met een opgeruimde Mac het nieuwe jaar in


Archiveer oude mails
Je hoeft meestal niet meer in mails die je al jaren geleden hebt ontvangen of verstuurd. Deze kun je daarom het beste exporten als archief en vervolgens uit je mailprogramma (en dus ook van je server) verwijderen. Je mailprogramma hoeft dan minder berichten te laden en indexeren en daardoor blijft het lekker snel.

Archiveren doe je door een nieuwe map aan te maken (op je Mac of online) en de juiste naam te geven. Hierna selecteer je de betreffende mails (bijvoorbeeld alles uit 2013) en doe je rechterklik > Kopieer naar > ‘de juiste map’. Als dit gelukt is kun je de mails uit je inbox deleten. Vervolgens exporteer je deze map door hem te selecteren en in het menu te gaan naar Postbus > Exporteer Postbus… Kies een locatie op je Mac en wacht tot het woord “partial” uit de bestandsnaam verdwijnt.

Voor grote mailarchieven kan dit een behoorlijke tijd duren. Geduld is dus wel nodig. Door te controleren of dit bestand een aanzienlijke omvang heeft weet je zeker dat het exporteren goed is gegaan. Als je wilt kun je nu ook de map met het archief verwijderen uit het mail programma. Wil je later toch nog bij je archief? Dan kun je de complete postbus weer importeren via Archief > Importeer postbussen… Dit kun je vervolgens ook doen met je verstuurde mails.

Gooi weg en schrijf je uit
We bewaren erg veel mails. Simpelweg mails weggooien is een klusje wat je eigenlijk regelmatig even moet doen. Het begin van een nieuw jaar is daar een mooi moment voor. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld alle e-mails van een bepaalde webshop in één klap te verwijderen. En schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet meer leest. Vergeet achteraf niet om ook de prullenmand legen.

Ruim je Mac op
Regelmatig zien wij Mac’s voorbij komen die traag zijn omdat ze overvol zitten. Om dit te voorkomen is het belangrijk om minimaal 10%-15% vrije ruimte te hebben en houden op je Mac. Leeg hierom regelmatig mappen die zijn bedoeld voor tijdelijk opslag zoals het bureaublad, downloads en de prullenmand. Door te klikken op  > over deze Mac > Opslag > Beheer… kun je snel zien waar bij jou de meeste ruimte naar toe gaat en efficient grote, overbodige bestanden verwijderen.


Claire is Apple Certified Support Professional en helpt ondernemers met ondersteuning en advies op het gebied van Apple apparaten. Na vier jaar ervaring op te hebben gedaan bij iCentre Delft, startte ze in 2013 met haar eigen bedrijf: Passion Support.
geplaatst door: Claire Passion Support